Carta carburante: che cos’è, come averla, quali sono i vantaggi

La carta carburante è uno strumento ormai indispensabile per aziende, professionisti e partite IVA. Consente di semplificare la gestione dei rifornimenti e rispettare gli obblighi fiscali previsti dalla normativa italiana.

Dopo l’abolizione della scheda carburante e l’introduzione della fatturazione elettronica, è diventato il sistema perfetto per la gestione delle spese di mobilità aziendale. Come mai? Semplifica il pagamento del carburante, consente di monitorare i consumi, automatizzare la contabilità e agevolare la gestione delle flotte aziendali.

Vediamo cosa sapere sulla carta carburante, come richiederla, come funziona e quali vantaggi offre.

Che cos’è

Partiamo dalle basi e spieghiamo che cos’è la carta carburante: uno strumento di pagamento per l’acquisto di carburanti per autotrazione presso i distributori convenzionati.

Si tratta di una carta fisica o virtuale, intestata solitamente a imprese, professionisti, lavoratori autonomi e società che gestiscono uno o più veicoli aziendali. Ci sono operatori che offrono anche delle versioni per i privati.

Al contrario della carta di credito, la carta carburante è realizzata per registrare automaticamente ogni rifornimento, lo scopo infatti è facilitare la gestione amministrativa e la rendicontazione delle spese. Si tratta inoltre di uno degli strumenti di pagamento tracciabili riconosciuti dalla normativa italiana.

Perché la scheda carburante è stata abolita

Facciamo un piccolo passo indietro per capire meglio la questione scheda o carta carburante. Sì, perché fino al 2018 c’era appunto la famosa scheda, che documentava tutti gli acquisti di carburante. La stessa è stata abolita con la Legge di Bilancio 2018, che ha introdotto un nuovo sistema fondato su due principi:

• fattura elettronica;
• pagamento con strumenti tracciabili,

al fine di contrastare l’evasione fiscale, digitalizzare la documentazione e rendere più efficaci i controlli. Ecco perché da quel momento in poi la scheda carburante non è mai più stata utilizzabile per documentare gli acquisti.

Come richiederla

Non è lo Stato l’organo competente di rilascio della carta carburante, ma sono le compagnie petrolifere e le società specializzate nella gestione dei pagamenti aziendali a offrire questo servizio.

La procedura di richiesta è semplice:

• registrazione sul portale dell’emittente;
• inserimento dei dati aziendali;
• comunicazione della partita IVA;
• eventuale associazione delle carte ai singoli veicoli;
• attivazione del servizio.

Oggi ormai la maggior parte degli operatori dà la possibilità di gestire tutto online, anche la visualizzazione e verifica dei consumi ed eventuali modifiche ai limiti d’uso scelti.

Come funziona una carta carburante

Il conducente usa la sua carta carburante durante il rifornimento, che deve essere effettuato esclusivamente presso distributori convenzionati. L’operazione viene registrata automaticamente e associata al veicolo o a chi lo guida.

Di norma il sistema registra la data e l’ora del rifornimento, l’importo pagato e i litri acquistati, la tipologia di carburante scelto, la stazione di servizio e, quando e se prevista, la targa del veicolo. Tutti i dati sono registrati nell’area riservata accessibile dall’azienda oppure vengono inviati direttamente all’azienda stessa attraverso la redazione di report periodici automatici.

Carta carburante e fattura elettronica

La documentazione fiscale corretta è uno degli aspetti più importanti a cui fare attenzione, infatti per poter beneficiare della detrazione IVA e della deducibilità del costo non è sufficiente semplicemente pagare il rifornimento dei veicoli utilizzando la carta carburante.

Servono altre condizioni: innanzitutto il pagamento deve essere effettuato con uno strumento tracciabile previsto dalla normativa vigente oggi in Italia, deve essere sempre emessa regolare fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI) e infine devono essere rispettati tutti gli ulteriori requisiti previsti dalla disciplina fiscale.

Ecco il motivo per cui è assolutamente indispensabile comunicare la partita IVA corretta al momento del rifornimento o utilizzare i sistemi automatici che mette a disposizione la società emittente della carta.

Chi può usare la carta carburante

Generalmente i soggetti che usano la carta carburante sono imprese, artigiani, professionisti, società di noleggio, lavoratori autonomi, agenti di commercio, flotte aziendali.

Come già accennato, alcuni emittenti prevedono anche il rilascio di carta carburante per privati, che danno la possibilità di semplificare il pagamento dei rifornimenti e, in alcuni casi, di accedere a programmi fedeltà o altri servizi aggiuntivi, ma per questo è necessario informarsi.

I vantaggi

Vediamo di quali vantaggi può beneficiare chi utilizza la carta carburante:

• controllo dei costi: ogni rifornimento viene registrato automaticamente, in questo modo è possibile monitorare in tempo reale le spese sostenute;
• gestione amministrativa più semplice: grazie ai report digitali automatici si riduce di parecchio il tempo che serve per la contabilizzazione e, inoltre, si limitano gli errori;
• i pagamenti sono completamente tracciabili: con la carta carburante infatti si possono effettuare pagamenti che rispettano i requisiti richiesti dalla normativa fiscale vigente oggi in Italia;
• monitoraggio dei consumi: in qualsiasi momento le aziende hanno la possibilità di verificare consumi medi, percorrenze e frequenza dei rifornimenti;
• gestione delle flotte: chi ha in mano l’amministrazione e la fiscalità di diversi veicoli può associare ogni carta a una targa o a un dipendente, in questo modo può stilare delle statistiche dettagliate su tutto il suo parco auto;
• addio documenti cartacei, che si riducono grazie alla digitalizzazione dei dati.

Cosa dice la legge in Italia

La normativa italiana si basa principalmente su:

• Legge n. 205/2017 (Legge di Bilancio 2018);
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 4 aprile 2018;
• Circolare n. 8/E dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018;
• successive indicazioni e chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa dice la legge? Per gli acquisti di carburante che vengono effettuati nell’esercizio dell’attività di impresa o professionale è obbligatorio usare esclusivamente strumenti di pagamento tracciabili e documentare il tutto con fattura elettronica.

Carta carburante e fleet manager

Chi possiede flotte aziendali vede nella carta carburante uno strumento di fleet management, perché ormai oggi molti sistemi ed emittenti consentono di impedire l’uso della carta fuori dall’orario di lavoro, monitorare i consumi di ogni mezzo della flotta, impostare dei limiti di spesa e limitare gli acquisti solo al carburante, oltre a creare report automatici da inviare al gestionale dell’azienda. Tutte funzioni che aiutano il fleet manager a migliorare il controllo dei costi operativi e diminuire il rischio di utilizzi impropri della carta carburante.

Quali sono le domande più frequenti legate all’uso della carta carburante

Rispondiamo ad alcuni dei quesiti che si pongono gli utenti prima di fare riferimento a una carta carburante per la propria attività.

La carta carburante è obbligatoria?

Come abbiamo spiegato finora, si può avere e offre numerosi vantaggi, ma la carta carburante in realtà non è obbligatoria per nessuno. Oggi la legge italiana non obbliga all’uso della carta carburante, ma richiede solo ed esclusivamente pagamenti effettuati con uno strumento tracciabile (bancomat, carta di credito…) e che venga emessa fattura elettronica, quando prevista.

Chi può richiederla?

I soggetti che possono fare la richiesta della carta carburante sono principalmente imprese, professionisti, lavoratori autonomi. Ci sono casi in cui l’emittente (non tutti) prevede delle soluzioni anche per i privati. Per questi ultimi i vantaggi risiedono nel maggiore controllo delle spese grazie al monitoraggio del budget tramite app o portali web dedicati, la comodità e velocità di pagamento al distributore senza contanti, la sicurezza, grazie alla protezione tramite codice PIN personale e la possibilità di blocco immediato in caso di furto o smarrimento.

Inoltre, è possibile accedere a sconti e offerte, promozioni dedicate sul prezzo al litro della benzina o del diesel (che oggi, visti i prezzi alla pompa, fanno sicuramente comodo) o a programmi fedeltà legati al marchio del distributore. Infine, grazie all’archiviazione digitale di tutti i rifornimenti effettuati, possiamo dire addio agli scontrini cartacei.

Ma la scheda carburante è ancora valida?

No. Come ben specificato nell’articolo, la scheda carburante è stata abolita con la Legge di Bilancio 2018 ed è stata appunto sostituita dalla carta carburante e dal sistema basato sulla fatturazione elettronica.

Con la carta carburante è possibile la detrazione IVA?

È fondamentale sapere che per la detrazione dell’IVA non basta semplicemente avere e utilizzare la carta carburante per i rifornimenti presso le stazioni di servizio. Bisogna infatti rispettare tutti i requisiti previsti dalla normativa fiscale, inclusi il pagamento tracciabile e la fattura elettronica.

È possibile avere più carte carburante?

In realtà sì, e il motivo è molto semplice. È uno strumento molto utile per chi possiede flotte aziendali e quindi può richiedere più carte e associarle ai singoli veicoli o conducenti.

Si può usare in qualsiasi distributore?

In realtà no, tutto dipende dal circuito convenzionato con l’emittente. Alcune carte si possono usare esclusivamente presso la compagnia scelta, altre presso reti multi-brand.

Per concludere quindi possiamo dire che oggi la carta carburante è uno degli strumenti più efficaci e apprezzati da professionisti e imprese in Italia per gestire i rifornimenti di carburante.

Non solo infatti si tratta di un sistema utile per semplificare i pagamenti, ma dà anche la possibilità di automatizzare la contabilità, migliorare il controllo dei consumi e rispettare gli adempimenti fiscali che sono stati introdotti negli ultimi anni (tracciabilità e fatturazione elettronica).

Il nostro consiglio è comunque quello di fare una scelta consapevole e mai affrettata. Le società emittenti sono parecchie, prima di decidere quale carta carburante utilizzare quindi è bene controllare la copertura della rete di distributori convenzionati, i servizi che vengono offerti, gli eventuali costi di gestione e le funzionalità dedicate al monitoraggio della flotta.