Gare d’appalto nel Life Sciences: l’ultima frontiera dell’AI verticale

Quando si parla di intelligenza artificiale applicata al business, i casi d’uso più citati sono sempre gli stessi: chatbot per il customer service, automazione del marketing, assistenti per la scrittura di codice. Ma c’è un processo che muove miliardi di euro ogni anno, coinvolge migliaia di aziende e decine di migliaia di enti pubblici in tutta Europa, e di cui quasi nessuno parla: le gare d’appalto pubbliche nel settore Life Sciences e Healthcare.

La gestione delle gare d’appalto: il processo con cui le aziende MedTech e Pharma competono per fornire dispositivi medici, apparecchiature diagnostiche e farmaci a ospedali e strutture sanitarie pubbliche, è uno dei processi commerciali a più alto valore e a più alta complessità che esistano. Eppure, nel 2026, è ancora gestito in gran parte manualmente: team che ogni mattina controllano portali, leggono capitolati di centinaia di pagine, estraggono requisiti a mano, coordinano risposte via e-mail tra diversi dipartimenti. Un processo critico, affidato a strumenti non dedicati.

Con trent’anni di esperienza nello sviluppo di software per la gestione delle gare d’appalto, Fbk è un pioniere nell’applicazione dell’intelligenza artificiale a questo processo. La sua piattaforma, presente in oltre 120 paesi, viene utilizzata da alcune delle principali multinazionali dei settori MedTech e Pharma al mondo.

Un mercato enorme, un processo invisibile

I numeri raccontano una realtà che pochi conoscono. In Europa, il 70% delle tecnologie mediche viene acquistato attraverso gare d’appalto pubbliche, per un valore complessivo che supera i 100 miliardi di euro l’anno. Vincere o perdere una gara non significa semplicemente aggiudicarsi o perdere una singola opportunità commerciale: può significare essere esclusi da una fornitura per due o tre anni, perdere quote di mercato in un’intera area terapeutica a vantaggio dei concorrenti, compromettere la presenza commerciale in una regione.

Eppure, la maggior parte delle aziende gestisce questo processo con gli stessi strumenti di vent’anni fa. I team ricevono alert massivi da servizi di monitoraggio, gran parte dei quali irrilevanti. Ogni gara richiede ore di lavoro manuale solo per capire se vale la pena partecipare. I capitolati sonodocumenti densi, tecnici e lunghi centinaia di pagine, che qualcuno deve leggere, interpretare e tradurre in decisioni operative. Il coordinamento tra ufficio gare, commerciale, pricing, qualità e legale avviene via e-mail e chat aziendali.

“La gestione delle gare d’appalto è uno dei processi di business più complessi e articolati”, spiega Matteo Albonico, Strategic Initiatives Lead di Fbk. “Storicamente, gran parte di questo lavoro viene svolto manualmente, in modo frammentato e con poca trasparenza. Noi portiamo l’AI dentro questo processo per renderlo più semplice, efficace e profittevole”.

Non basta l’AI, serve sapere dove usarla

In un momento storico in cui i modelli di intelligenza artificiale sono accessibili a tutti, il differenziale non è più avere l’AI. È sapere dove applicarla per generare valore. E nella gestione delle gare d’appalto pubbliche, questo richiede tre elementi che raramente si trovano insieme: dati, conoscenza del dominio e integrazione nei processi. Sul fronte dei dati, Fbk ha costruito in trent’anni un patrimonio unico. La piattaforma orchestra, mantenendo separati e protetti gli asset informativi di ciascun cliente, dati interni delle aziende — risposte precedenti, documentazione tecnica, certificazioni — con dati pubblici come aggiudicazioni, prezzi e dinamiche competitive. È questa orchestrazione, la capacità di far dialogare fonti eterogenee dentro un unico processo, che rende l’AI realmente efficace.

Poi c’è la conoscenza del dominio. Una soluzione AI generica può riassumere un testo o scrivere una bozza. Ma nel Life Sciences e nel MedTech serve molto di più: serve aver tradotto il modo in cui si gestiscono le gare in logiche dentro il software. Ogni paese, ogni ente appaltante, ogni tipologia di gara ha le sue regole, i suoi formati, le sue logiche. Fbk ha codificato trent’anni di processo in un sistema che funziona ogni giorno, in 120 paesi.

Infine, l’integrazione. Anche la migliore AI, se resta separata dal lavoro quotidiano, rischia di impressionare al primo sguardo ma non cambiare davvero il modo in cui l’azienda lavora. La piattaforma di Fbk è già l’ambiente operativo dove i team gestiscono le gare d’appalto, collaborano e prendono decisioni. L’AI è nata dentro il processo.

Da costo operativo a vantaggio competitivo

I risultati sono già visibili. Le aziende che utilizzano la piattaforma di Fbk risparmiano fino al 90% del tempo nella fase preliminare della gara: dalla scoperta delle opportunità giuste alla decisione se partecipare. Processi che richiedevano diverse ore oggi si completano in minuti. Il tasso di conformità delle offerte è aumentato del 50%, riducendo drasticamente il rischio di esclusione per errori formali o documentazione incompleta. Le aziende riescono così a intercettare un numero fino a tre volte superiore di opportunità rilevanti, competendo su ciascuna con maggiore preparazione.

“Il valore non è solo l’automazione”, sottolinea Albonico. “È liberare competenze. I team smettono di passare la maggior parte del tempo a cercare informazioni, controllare requisiti e rincorrere versioni di documenti. Possono concentrarsi sulle decisioni che fanno davvero la differenza: dove competere, con quale strategia e con quale livello di rischio. È questo il vero cambiamento: trasformare la gestione delle gare da costo operativo a vantaggio competitivo”.

Il futuro: agenti AI che gestiscono le gare in autonomia

Fbk sta già guardando oltre. Con i suoi Tender Agents, la piattaforma introduce agenti AI verticali specializzati che non si limitano ad analizzare o suggerire, ma eseguono attività complesse in autonomia: monitorano i mercati, preparano proposte, controllano la compliance, raccolgono intelligence competitiva. È il passaggio da un’AI come strumento di supporto a un’AI come collega operativo nella gestione quotidiana delle gare d’appalto.

In un contesto in cui i modelli di AI diventano commodity e la vera differenziazione si sposta su chi possiede dominio, dati proprietari e processi già integrati, Fbk si posiziona in un punto difficile da replicare. Trent’anni di esperienza nella gestione delle gare d’appalto pubbliche, una piattaforma usata in 120 paesi e un portafoglio clienti formato da alcune delle più grandi multinazionali del settore: è la combinazione di questi elementi che rende l’AI di Fbk diversa da qualsiasi soluzione generalista. Un modello nato nel Life Sciences, ma le cui logiche si applicano a un mercato molto più ampio: il procurement pubblico europeo rappresenta il 16% del pil, oltre 2.500 miliardi di euro l’anno.

Il processo che nessuno vedeva

Le gare d’appalto pubbliche nel Life Sciences sono probabilmente l’ultimo grande processo di business ad alto valore che non è ancora stato toccato pienamente dalla trasformazione digitale. Una procedura che decide, nei fatti, quali prodotti e soluzioni sanitarie trovano spazio negli ospedali, a quali condizioni economiche e per quanto tempo. Quando questo processo funziona meglio, le tecnologie giuste arrivano prima a chi ne ha bisogno.

Fbk ha scelto di applicare l’AI proprio lì. E i risultati stanno dimostrando che quando l’intelligenza artificiale incontra trent’anni di conoscenza del dominio, il cambiamento non è incrementale. È strutturale, perché trasforma un processo operativo in una leva competitiva.

L’articolo Gare d’appalto nel Life Sciences: l’ultima frontiera dell’AI verticale è tratto da Forbes Italia.