Dentro il sistema che gestisce l’hospitality di Milano Cortina 2026 tra logistica, persone e flussi operativi

Alle Olimpiadi il catering non è mai solo catering. È una parte della macchina, fatta di tempi stretti, spazi da far funzionare e flussi che devono restare sempre sotto controllo. A Milano Cortina 2026 questo livello di complessità diventa evidente fin da subito, soprattutto per chi, come AFM Banqueting, si trova a lavorare dentro un sistema che non ammette improvvisazione.

Dall’ascolto alla macchina olimpica: la costruzione del progetto Milano Cortina 2026

I primi contatti con Fondazione Milano Cortina risalgono al febbraio 2024. All’inizio non si tratta ancora di un progetto definito, ma di un dialogo aperto, fatto di indicazioni in evoluzione e visioni che si ridefiniscono nel tempo. Per oltre un anno, la sfida principale non è stata cucinare, ma comprendere: interpretare le esigenze di un sistema articolato, restare in ascolto, adattarsi a un contesto in cui nulla è statico e ogni decisione è parte di un ingranaggio più grande.

La consapevolezza della scala arriva nell’agosto 2024, quando Massimo Grugni viene invitato a Parigi per osservare da vicino l’organizzazione dei Giochi olimpici estivi. È lì che prende forma la dimensione reale dell’impegno: una massa di addetti ai lavori enorme, una struttura che non si ferma mai, una macchina globale che richiede precisione assoluta.

Dal febbraio 2025 il progetto entra nella sua fase operativa a Milano, con il coinvolgimento diretto della Fondazione Milano Cortina e di On Location, società americana incaricata della gestione dell’hospitality per gli ospiti premium nei grandi eventi internazionali. AFM si inserisce così all’interno di un sistema articolato che vede da un lato il coordinamento istituzionale della Fondazione e dall’altro la regia operativa di On Location per le aree hospitality, con un modello che integra esigenze pubbliche e standard internazionali. In questo contesto, l’azienda si trova a operare in un ecosistema complesso, dove istituzioni e player globali si intersecano con una logistica estremamente strutturata.

Numeri, logistica e coordinamento: l’altra sfida dei Giochi

Il conto alla rovescia inizia davvero con la suddivisione delle squadre e l’attivazione dei principali poli operativi: Stadio San Siro per la cerimonia inaugurale, Fiera Milano Rho e Forum di Assago per le competizioni di ice skating e hockey su ghiaccio. Vengono allestite cucine dedicate, attivati quattro punti di cottura esterni, organizzata una produzione continua. Oltre 700 persone lavorano coordinate come un’orchestra, supportate da una struttura logistica che diventa il vero cuore dell’operazione: 18 automezzi, tre magazzini esterni, basi operative distribuite, attività 24 ore su 24.

Prima ancora dell’evento, prende forma una fase invisibile ma decisiva: quella dei test. Durante l’estate 2025 si susseguono food testing continui per definire una proposta gastronomica coerente con il contesto. Il risultato è un equilibrio tra tradizione italiana, identità montana e un tocco milanese, pensato per un pubblico internazionale ma esigente.

I numeri raccontano la scala dell’operazione: circa 35.000 ospiti serviti nell’hospitality con menu gastronomici, oltre 100.000 persone della workforce, più di 80.000 pasti destinati alla Olympic Family e alla Fondazione. Un sistema che ha richiesto anche una forte capacità di personalizzazione, con menù differenziati in base ai tempi e alle modalità di fruizione, oltre alla gestione coordinata dei beverage con partner come Coca-Cola, Caffè Vergnano.

Quando il servizio diventa cultura d’impresa

Eppure, al di là dei numeri, ciò che emerge è una riflessione più profonda sul significato del servizio. “Servire non significa essere subordinati. Significa scegliere di esserci”, sottolinea Massimo Grugni. Un concetto che diventa centrale in un contesto come quello olimpico, dove il vero lusso non è l’eccesso, ma la precisione invisibile: far sentire ogni ospite al centro di un sistema che funziona senza rumore.

Fondata con l’obiettivo di portare qualità e organizzazione nel mondo del banqueting, AFM ha costruito negli anni un modello basato su flessibilità operativa, attenzione al dettaglio e capacità di gestione di eventi complessi. L’esperienza olimpica rappresenta oggi un punto di svolta: non solo per la dimensione del progetto, ma per l’accelerazione culturale e organizzativa che ha imposto all’azienda.

“Il vero lascito è il metodo”, racconta l’azienda. “Abbiamo portato a casa una struttura mentale più solida: capacità di lavorare su larga scala senza perdere il controllo del dettaglio. La logistica diventa centrale, non più un supporto. Abbiamo imparato a costruire modelli organizzativi flessibili, squadre che si adattano ai volumi, e soprattutto a prevenire i problemi invece che gestirli”. Un cambiamento che non riguarda solo i processi, ma la cultura interna: “Processi chiari, non rigidità, ma una base comune che permette a tutti di lavorare meglio anche sotto pressione. Meno improvvisazione, più consapevolezza, senza perdere la nostra natura operativa”.

Dall’esperienza di Milano Cortina alla crescita: la visione per il futuro

Nel frattempo, AFM chiarisce anche la propria identità industriale. “Il nostro lavoro non è solo fare catering. È far funzionare sistemi complessi. Entriamo in gioco quando c’è da gestire un’esperienza nel suo insieme: spazi, flussi, persone, tempi. Il cibo è una parte importante, ma non è l’unica”. La differenza rispetto ai competitor, spiegano, sta nell’approccio: “Noi siamo molto concreti. Non restiamo sulla carta: portiamo a terra i progetti. Abbiamo una doppia anima, visione e operatività. Questo ci permette di stare sia nella regia sia nell’esecuzione. Alla fine la differenza è semplice: noi non promettiamo, realizziamo”.

Tra i ricordi più forti dell’esperienza olimpica, ce n’è uno che restituisce la dimensione reale del progetto. “Una notte prima delle prove a San Siro eravamo operativi da ore. Mezzi in movimento, persone ovunque, cucine accese. A un certo punto mi sono fermato. E ho visto tutto insieme. Non era più un progetto. Era una macchina viva. In quel momento ho capito la dimensione di quello che stavamo facendo”. E la sintesi, alla fine, è semplice: “Alla fine sono sempre le persone che fanno funzionare tutto. Se funzionano loro, funziona tutto il resto”.

Guardando avanti, l’azienda punta a consolidare l’esperienza senza disperdere il capitale costruito. “Le Olimpiadi ci hanno dato una conferma: possiamo stare su progetti molto grandi. Adesso il lavoro è consolidare. Crescere sì, ma con criterio”. Le direttrici sono tre: rafforzare il segmento premium, sviluppare nuove linee su mercati differenti e rendere ancora più efficiente la macchina operativa. Ma c’è anche un tema identitario: “Dobbiamo tornare ad avere uno spazio che rappresenti davvero l’azienda. E continuare a scegliere progetti dove possiamo portare valore reale. Ci interessa anche fare volume, ma soprattutto fare qualità in modo riconoscibile”. In un settore dove spesso il servizio resta invisibile, AFM Banqueting emerge come esempio di infrastruttura silenziosa: quella che non si vede, ma che rende possibile tutto il resto.

L’articolo Dentro il sistema che gestisce l’hospitality di Milano Cortina 2026 tra logistica, persone e flussi operativi è tratto da Forbes Italia.