Lavoro amministrativo e competenze digitali: cosa serve oggi per lavorare in ufficio

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Il lavoro amministrativo comprende attività molto diverse tra loro. Registrare una fattura, preparare un documento, aggiornare un foglio di calcolo o archiviare una pratica sono operazioni differenti, ma fanno tutte parte della normale attività di molti uffici, sia nel settore privato sia nella Pubblica Amministrazione.

La progressiva digitalizzazione di queste attività ha però modificato almeno in parte le competenze richieste. Un esempio evidente è quello della fatturazione elettronica, introdotta inizialmente nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e successivamente estesa alla generalità delle operazioni tra privati, pur con alcune eccezioni previste dalla normativa. Alle conoscenze amministrative e contabili si affianca quindi la capacità di utilizzare con una certa sicurezza i programmi più comuni, i software gestionali e gli strumenti per la gestione dei documenti.

Dalle conoscenze amministrative all’utilizzo dei software

Per chi vuole lavorare in questo settore, una buona preparazione deve innanzitutto comprendere le basi della contabilità e delle principali attività che si svolgono in un ufficio amministrativo.

Fatturazione, adempimenti IVA, registrazioni contabili e nozioni relative al bilancio sono alcuni degli ambiti con i quali un impiegato può trovarsi a lavorare. A questi si aggiungono la gestione e l’archiviazione dei documenti, le comunicazioni e numerose altre operazioni quotidiane.

La formazione può servire proprio a mettere insieme conoscenze che, prese singolarmente, non sarebbero sufficienti a descrivere questo profilo professionale. Un corso per impiegato amministrativo, per esempio, può affiancare alla parte amministrativo-contabile l’utilizzo dei programmi e degli strumenti digitali impiegati concretamente negli uffici.

Si tratta di un aspetto da non trascurare: conoscere i principi di una determinata procedura è importante, ma nel lavoro quotidiano occorre anche saper utilizzare gli strumenti attraverso i quali quella procedura viene gestita.

Perché le competenze digitali sono diventate importanti

Avere dimestichezza con gli strumenti informatici non significa soltanto saper scrivere un testo o inserire qualche dato in un foglio elettronico. In ufficio può essere necessario organizzare documenti complessi, lavorare con formule e tabelle, condividere file oppure predisporre materiali destinati a colleghi, clienti o altri interlocutori.

Word ed Excel, per citare due degli applicativi più noti, offrono funzionalità che possono essere utilizzate in modi diversi a seconda dell’attività svolta. Una conoscenza più approfondita consente di sfruttarne funzioni che difficilmente vengono utilizzate da chi possiede soltanto una preparazione di base.

Chi vuole attestare queste conoscenze può inoltre orientarsi verso una certificazione Microsoft Office. Attraverso gli esami Microsoft Office Specialist (MOS) è infatti possibile documentare le competenze acquisite nell’utilizzo dei diversi applicativi.

Competenze digitali anche nella Pubblica Amministrazione

Il tema riguarda da vicino anche il settore pubblico. La trasformazione digitale della PA richiede infatti competenze che non sono riservate agli specialisti informatici: l’utilizzo consapevole degli strumenti digitali interessa ormai, con livelli diversi, chi svolge molte delle normali attività amministrative.

Le certificazioni informatiche possono inoltre essere considerate nell’ambito di alcune procedure della Pubblica Amministrazione. Non esiste però una regola valida per qualsiasi selezione: quando si partecipa a un concorso è sempre il singolo bando a indicare quali titoli sono ammessi e, quando previsto, quali possono essere valutati ai fini del punteggio.

Conoscenze e strumenti devono andare insieme

La preparazione per il lavoro amministrativo non si esaurisce quindi nello studio della contabilità o delle procedure. Una parte delle competenze si acquisisce anche imparando a utilizzare gli strumenti con cui queste attività vengono svolte ogni giorno.

Lo stesso vale per le competenze digitali: conoscere le funzioni di un programma è utile soprattutto quando si sa come applicarle alle esigenze concrete dell’ufficio. È l’incontro tra questi due aspetti a rendere la preparazione più vicina alle attività che possono presentarsi nel lavoro quotidiano.

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