Nuove Regole AgID e PAD certificate 2.0: come adeguare l’organizzazione interna delle Stazioni Appaltanti

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Entro il 1° luglio 2026 le Stazioni Appaltanti dovranno adeguarsi alle nuove Regole per le piattaforme di e-Procurement pubblico certificate AgID. Un aggiornamento che non riguarda solo i fornitori di software: cambiano processi interni, obblighi documentali e responsabilità per RUP, DEC e collaboratori.

Con la Determinazione AgID n. 267/2025, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha approvato la versione 2.0 delle Regole Tecniche per le Piattaforme di Approvvigionamento Digitale (PAD), adottata d’intesa con ANAC, il Dipartimento per la Trasformazione Digitale e l’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.

La scadenza per l’adeguamento è fissata al 1° luglio 2026 per tutte le Stazioni Appaltanti, incluse quelle non qualificate.

Ma c’è un aspetto che rischia di essere sottovalutato: le nuove Regole Tecniche non riguardano soltanto i fornitori di software. Impongono un cambiamento profondo nel modo in cui le Stazioni Appaltanti organizzano il proprio lavoro, gestiscono i documenti e tracciano le attività lungo tutto il ciclo di vita del contratto, che il D.Lgs. 36/2023 obbliga a digitalizzare nella sua interezza già dal 2023.

Scarica il testo ufficiale delle Regole Tecniche AgID 2.0

Oltre l’interoperabilità con ANAC: i 5 ambiti in cui le nuove Regole AgID cambiano processi e responsabilità

Le nuove Regole Tecniche AgID estendono il perimetro della conformità ben oltre l’interoperabilità con ANAC. I nuovi requisiti incidono direttamente sull’organizzazione interna delle Stazioni Appaltanti, sulla gestione documentale e sulla tracciabilità delle attività lungo tutto il ciclo di vita del contratto.

Tra gli ambiti di maggiore impatto:

• Fascicolo digitale di gara: produzione, classificazione, aggiunta dei metadati obbligatori e conservazione dei documenti, che includono anche gli atti prodotti in fase di esecuzione
• Tracciabilità tramite log di sistema: ogni operazione effettuata sulla piattaforma deve essere registrata giornalmente e resa disponibile per attività di audit e verifica, con implicazioni dirette sulla responsabilità del RUP
• Principio once-only: dati e documenti devono essere acquisiti una sola volta e riutilizzati nelle diverse fasi della procedura, riducendo reinserimenti manuali e duplicazioni, come da art. 19, co. 2 del Codice
• Gestione digitale dell’esecuzione: SAL, modifiche contrattuali, subappalti, collaudi e conclusione del contratto devono essere gestiti in formato nativo digitale attraverso la piattaforma
• Autenticazione tramite identità digitale: l’accesso alle PAD certificate deve avvenire tramite SPID, CIE o sistemi eIDAS per gli operatori esteri, superando l’utilizzo di credenziali proprietarie

Una piattaforma tecnicamente conforme non è di per sé sufficiente se processi, documenti e responsabilità continuano a essere gestiti fuori sistema o su più strumenti.

Come prepararsi entro il 1° luglio 2026: la checklist per le Stazioni Appaltanti

L’adeguamento alle nuove Regole Tecniche AgID non è delegabile interamente al fornitore della piattaforma. Richiede un lavoro organizzativo interno che riguarda processi, responsabilità e pratiche consolidate.

Per le Stazioni Appaltanti è utile iniziare già ora a verificare alcuni aspetti chiave:

Sul fascicolo e la documentazione

• Come vengono prodotti e classificati i documenti di gara?
• I documenti sono in formato nativo digitale o vengono acquisiti come file?
• I metadati sono gestiti correttamente fin dall’origine?
• Come è organizzata la conservazione digitale?

Sui processi interni

• Quali attività vengono ancora gestite fuori piattaforma o su più strumenti?
• Dove vengono reinseriti manualmente dati già disponibili?
• Come sono formalizzati ruoli e deleghe degli utenti?

Sulla fase esecutiva

• La documentazione come SAL, verbali, modifiche contrattuali e collaudi transita sulla PAD?
• Le comunicazioni con l’operatore economico sono tracciate in piattaforma?
• È possibile ricostruire in modo completo la storia del contratto in caso di verifica?

Le Stazioni Appaltanti sono tenute a verificare che la piattaforma in uso risulti iscritta nel Registro dei componenti certificati gestito da ANAC e che il proprio fornitore rispetti il cronoprogramma di adeguamento entro il 1° luglio 2026. Sono inclusi anche gli Enti privi di qualificazione, comunque obbligati all’uso di una PAD per la gestione delle procedure entro gli importi previsti dalla legge.

Il fascicolo digitale di gara al cuore della procedura: tracciabilità, obblighi documentali e responsabilità del RUP

Il fascicolo digitale di gara diventa il punto centrale per la gestione e la ricostruzione di tutte le attività afferenti al contratto pubblico: decisioni, comunicazioni, documenti prodotti, verifiche, modifiche e attività svolte dalla programmazione fino alla conclusione.

Tali requisiti sono vincolanti per tutte le procedure sopra i 5.000 euro di importo, dato che, per quelle di importo inferiore, sono previsti flussi e obblighi informativi semplificati verso ANAC.

Sul piano pratico, questo significa che i documenti devono essere prodotti e transitare sulla PAD in formato nativo digitale, e non acquisiti come scansioni o file caricati a posteriori, con una corretta gestione dei metadati fin dall’origine – particolarmente ricchi e articolati rispetto a quelli che corredano un normale documento digitale.

La conservazione digitale del fascicolo segue le modalità definite dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Anche le comunicazioni tra Stazione Appaltante e operatori economici devono avvenire tramite PAD certificata, in modo che ogni passaggio resti tracciato e verificabile in caso di audit, contenzioso o attività ispettiva.

Ogni lacuna documentale rischia pertanto di trasformarsi in un problema di conformità.

Esecuzione del contratto: SAL, verbali e collaudi non possono più essere gestiti fuori sistema

Per lungo tempo, la digitalizzazione degli appalti si è concentrata sulla fase di gara: acquisizione del codice CIG, trasmissione delle schede alla Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, adempimenti di trasparenza e di pubblicità legale. La fase esecutiva è rimasta sullo sfondo, considerata erroneamente secondaria rispetto all’aggiudicazione.

Le nuove Regole AgID invertono questa priorità, in coerenza con il principio del risultato introdotto dal D.Lgs. 36/2023: la gestione dell’esecuzione è parte integrante del sistema digitale degli appalti, e non può essere gestita fuori dalla piattaforma certificata.

Tutti i documenti afferenti al contratto, tra cui SAL e avanzamento delle prestazioni, modifiche contrattuali, subappalti, sospensioni, verifiche, collaudi, conclusione e contenzioso, non di rado gestiti via PEC, email o in cartaceo, devono essere documentati in formato nativo digitale, garantendo continuità documentale e tracciabilità completa degli eventi.

È nella fase esecutiva che entra in gioco anche il Direttore dell’Esecuzione del Contratto (DEC), figura prevista per i contratti di servizi e forniture di maggiore complessità: con le nuove Regole Tecniche, anche le attività di sua competenza dovranno essere documentate e tracciate attraverso la piattaforma.

Ricordiamo che il contesto normativo in questo ambito si era già inasprito in modo significativo. Con la Delibera ANAC n. 262 del 3 giugno 2025, in vigore dal 17 luglio 2025, l’Autorità ha aggiornato il regolamento di vigilanza sull’esecuzione dei contratti pubblici introducendo sanzioni pecuniarie da 500 a 5.000 euro per inadempienze e irregolarità, anche formali, applicabili ai responsabili della fase esecutiva.

Una gestione documentale dell’esecuzione frammentata, non tracciata o parzialmente fuori piattaforma diviene quindi un rischio diretto per il RUP.

Gestione digitale del ciclo di vita del contratto: tecnologia e formazione per affrontare le evoluzioni normative

La scelta della PAD e il modo in cui viene implementata e utilizzata diventano fattori determinanti per la conformità normativa dell’Ente.

DigitalPA segue l’evoluzione del quadro normativo sulle PAD certificate fin dalla prima fase della digitalizzazione obbligatoria, collaborando con AgID e ANAC nella definizione delle regole tecniche che governano il sistema.

La piattaforma Acquisti Telematici, utilizzata da oltre 1.000 Stazioni Appaltanti su tutto il territorio nazionale, nel 2024 era stata certificata su tutte le fasi del ciclo di vita dell’appalto, inclusa l’esecuzione del contratto, nella consapevolezza che il nuovo ecosistema digitale non si sarebbe limitato alla gestione della gara.

Affrontare questi cambiamenti richiede non solo una piattaforma adeguata, ma anche supporto, consulenza specialistica e formazione continua. I Consulenti DigitalPA affiancano RUP e uffici gare nell’adeguamento ai nuovi requisiti: dall’analisi dei processi interni alla formazione del personale, fino all’assistenza nelle fasi più critiche della procedura. Nessuna Stazione Appaltante deve affrontare da sola la transizione verso il nuovo ecosistema digitale degli appalti.

Approfondisci la gestione digitale del ciclo di vita del contratto: confrontati con un Consulente

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