Stop alle copie dei documenti negli hotel: il monito del Garante della Privacy

Maggio 03, 2026 - 23:08

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lentepubblica.it

Le strutture ricettive italiane non possono conservare copie dei documenti di identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario alla trasmissione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza.

A chiarirlo è il Garante per la protezione dei dati personali, che ha diffuso una comunicazione ufficiale rivolta alle associazioni di categoria del settore turistico. L’intervento arriva in un contesto segnato da un incremento delle segnalazioni di violazioni e utilizzi impropri delle informazioni personali.

Obblighi di legge e limiti precisi

La normativa vigente impone a hotel, bed & breakfast e affittacamere di identificare i propri clienti e di inviare i dati raccolti attraverso il portale dedicato alle forze dell’ordine. Tuttavia, questo obbligo non autorizza in alcun modo la conservazione di copie dei documenti, siano esse cartacee o digitali.

Il punto centrale ribadito dall’Autorità è semplice ma spesso disatteso: la raccolta dei dati deve essere limitata allo stretto necessario per adempiere agli obblighi di legge. Qualsiasi ulteriore conservazione rappresenta una violazione delle regole sulla protezione dei dati personali.

Pratiche diffuse ma rischiose

Negli ultimi anni si è diffusa una prassi particolarmente invasiva, soprattutto tra le strutture più piccole: fotografare i documenti con smartphone oppure richiederne l’invio tramite applicazioni di messaggistica istantanea. Si tratta di comportamenti che, pur nascendo da esigenze organizzative, espongono gli utenti a rischi significativi.

Tra le principali criticità segnalate vi sono il furto di identità, l’accesso non autorizzato alle informazioni e la possibile diffusione incontrollata dei dati. L’utilizzo di strumenti non adeguatamente protetti aumenta infatti la probabilità di violazioni e compromissioni della sicurezza.

Cancellazione immediata e unica eccezione

Una volta completata la trasmissione dei dati alle autorità competenti, eventuali copie dei documenti devono essere eliminate senza ritardo. Non è consentito conservarle per finalità interne, archiviazione o comodità gestionale.

L’unico elemento che può essere mantenuto è la ricevuta generata dal sistema di invio dei dati. Questo documento rappresenta la prova dell’avvenuta comunicazione e deve essere conservato per un periodo di cinque anni, esclusivamente per dimostrare il rispetto degli obblighi normativi.

Sicurezza e responsabilità dei gestori

Il Garante richiama inoltre l’attenzione sulla responsabilità diretta dei titolari delle strutture ricettive. Questi devono adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la protezione dei dati trattati.

Tra gli obblighi rientrano anche la formazione del personale e la corretta gestione delle informazioni raccolte. Chiunque sia incaricato della raccolta o del trattamento dei dati deve essere istruito in modo chiaro sulle procedure da seguire e sui limiti imposti dalla normativa.

Data breach: obblighi stringenti

Un ulteriore aspetto riguarda la gestione delle violazioni dei dati personali. In caso di accessi non autorizzati, perdita o diffusione indebita di informazioni, scattano precisi obblighi.

Le strutture sono tenute a notificare l’evento al Garante entro 72 ore dal momento in cui ne vengono a conoscenza. Nei casi più gravi, è prevista anche la comunicazione diretta agli interessati, affinché possano adottare misure di tutela.

Il ruolo delle associazioni di categoria

Infine, l’Autorità ha invitato le organizzazioni rappresentative del settore turistico a diffondere capillarmente queste indicazioni tra i propri iscritti. L’obiettivo è favorire una maggiore consapevolezza e prevenire comportamenti scorretti.

Il comparto dell’ospitalità gestisce ogni anno i dati personali di milioni di persone. Proprio per questo motivo, il rispetto delle regole sulla privacy non è solo un obbligo giuridico, ma anche un elemento fondamentale per garantire fiducia e sicurezza agli ospiti.

Un cambio di rotta necessario

L’intervento del Garante segna un ulteriore passo verso una gestione più rigorosa e responsabile delle informazioni personali nel settore ricettivo. Le strutture sono chiamate ad adeguarsi rapidamente, abbandonando pratiche obsolete e potenzialmente dannose.

In un contesto in cui la tutela dei dati è sempre più centrale, il rispetto delle regole rappresenta non solo una necessità normativa, ma anche un fattore competitivo per chi opera nel turismo.