Contratti collettivi online: le firme autografe vanno oscurate?

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Trasparenza e Privacy: Pubblicazione degli Accordi Collettivi e Oscuramento delle Firme Autografe. Focus a cura di Valentina Zirafa. 

Si possono pubblicare integralmente i contratti collettivi comprensivi delle firme autografe oppure le firme devono essere oscurate? Il nodo è quindi il bilanciamento tra funzione probatoria/documentale della sottoscrizione, autenticità e integrità del documento e principio GDPR di minimizzazione.

Introduzione

“L’accesso civico generalizzato è la “fine della storia” ‒ nel senso di Fukuyama, ovviamente si parva licet – del diritto di accesso (e quindi forse anche della trasparenza amministrativa)? È l’evoluzione ottima, quella più avanzata, quella senza ritorno”? Cioè la capacità dinamica dei diritti procedimentali e del diritto di accesso ad essere motori di una profonda riforma funzionale ed organizzativa dell’amministrazione, trova nell’accesso civico generalizzato la sua realizzazione?

Apro l’approfondimento con la riflessione di Paolo Carozza [1] (accademico che insegnò all’Università di Pisa e stimato costituzionalista)ripresa poi anche da Tassone [2],  al fine di  mettere in risalto, sulla scia del suo pensiero, come sia difficile l’individuazione sia del presupposto che del fondamento giuridico della trasparenza amministrativa nonché dell’accesso; i quali concetti, nel corso del tempo si  sono riflessi, a cascata, anche  sulla giurisprudenza costituzionale ed amministrativa individuando di volta in volta la radice della trasparenza, nel principio di buon andamento o nel principio di pubblicità dell’azione.

Perché, dunque, questa  affermazione  è il nodo cruciale della questione?

La risposta è semplice:  In quanto  attrae a sé(oltre ai principi di cui all’art. 97 Cost.) il principio del diritto di difesa e qui in materia, soprattutto, quello di credibilità  e di efficienza dell’azione amministrativa, in quanto sintesi  dei principi di imparzialità e buon andamento.

L’accesso civico [3] generalizzato consentito a «chiunque», senza limitazioni soggettive, senza motivazione e senza la necessità di vantare un interesse o una posizione giuridicamente qualificata – ovvero il FOIA [4] à l’italienne per intenderci ed anche le c.d. exemptions per usare il linguaggio dei sistemi anglosassoni -(cioè i motivi di interesse pubblico o anche privato che vengono posti come limite alla ostensibilità) convergono oggi con quanto imposto/sancito anche dall’Unione Europea principalmente orientata  sulla tutela dei cd. «watchdog» piuttosto che del cittadino in sé e per sé considerato.

Non sarà allora, soprattutto in Italia, un revival della teoria dell’interesse “occasionalmente protetto” ?             Certo, è stato di contrario avviso rilevato come – dopo un certo «ripiegamento individualista della disciplina dell’accesso documentale soprattutto all’indomani delle riforme del 2005  l’erompere delle forme di accesso civico, e specialmente l’accesso civico generalizzato, abbiano contribuito ad «innescare un profondo cambiamento nel modo d’agire delle amministrazioni, imponendo l’apertura e il confronto diretto con i cittadini»

Presentazione del tema: importanza della trasparenza nella pubblicazione degli accordi collettivi

Alla luce di quanto detto, occorre rilevare come la stessa contrattazione collettiva sia insieme “strumento” ed “oggetto” di trasparenza nei rapporti di lavoro,  in cui l’accesso e le sue potenzialità incontrano da un lato la specificazione dei doveri di trasparenza del datore di lavoro e dall’altro lato i diritti dei lavoratori. Con essa, infatti, è possibile darne attuazione e concreta effettività ma appare in ogni caso tale da assicurare, anche riguardo agli stessi contenuti della contrattazione collettiva, il principio stesso per converso.

Mediante la contrattazione collettiva è difatti possibile definire nel dettaglio termini e modalità dell’assolvimento ai suoi doveri di “trasparenza” da parte del datore di lavoro: eventualmente, anche in virtù della predisposizione di appositi modelli “tipo” o formule standardizzate di comunicazione dei dati e elementi tali da rendersi conoscibili o disponibili, con gli adattamenti necessari ed a seconda delle diverse realtà o delle eventuali particolari situazione lavorative, ambientali o personali.

Orbene, il 16 luglio 2026 il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e il Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro (CNEL) hanno siglato l’intesa per la creazione di un archivio unico per i contratti collettivi aziendali e territoriali, istituito presso il CNEL, l’archivio costituisce l’attuazione di quanto previsto dall’art. 9 del cd. DL Primo Maggio (DL 62/2026, convertito in L. 112/2026) [5]; ciò  rappresenta senza dubbio un primo passo verso l’identificazione semplificata del trattamento economico complessivo (TEC) nei contratti di lavoro. Altresì,  dalla sua entrata in vigore, l’archivio raccoglierà anche tutti i contratti di secondo livello depositati presso il Ministero; questi ultimi, a loro volta, confluiranno nell’Archivio nazionale dei contratti e degli accordi collettivi di lavoro gestito dal CNEL sin dalla L. 276/1993 [6] (cd. Legge Mattarella).

Per cui, grazie all’interoperabilità garantita dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati, gli stessi contratti di secondo livello saranno poi consultabili online attraverso un unico punto di accesso pubblico il quale assicurerà al contempo il rispetto degli standard di sicurezza informatica e protezione della privacy.

A tal proposito una quesito di fondo, dunque, appare senza dubbio porsi innanzi all’occhio esperto:

«La pubblicazione, nell’Archivio nazionale dei contratti collettivi gestito dal CNEL, dei contratti collettivi nella loro versione integrale, comprensiva delle firme autografe dei sottoscrittori, può ritenersi conforme al Regolamento (UE) 2016/679 [7] e al d.lgs. n. 196/2003 [8], in presenza della specifica disciplina che prevede la pubblicazione dei documenti, ovvero le firme autografe devono essere previamente oscurate in applicazione dei principi di protezione dei dati personali e, in particolare, del principio di minimizzazione? [9]»

L’oggetto dell’indagine qui non è  il contratto collettivo nella sua funzione regolatrice dei rapporti di lavoro, bensì il documento che incorpora tale accordo e il procedimento amministrativo attraverso il quale esso viene acquisito e reso conoscibile mediante l’Archivio nazionale. Ne consegue che il contratto collettivo, una volta acquisito all’Archivio, diviene parte di un sistema documentale disciplinato da regole ulteriori rispetto a quelle che ne governano la formazione negoziale. Tale passaggio rende necessario il coordinamento tra discipline diverse [10].

A livello europeo occorre evidenziare, ad esempio, il punto è stato nel tempo già affrontato dalla CGUE e riguarda la natura della firma autografa. La Corte con la sentenza del 4 ottobre 2024 (causa C-200/23) [11] ha stabilito che la firma autografa di una persona fisica costituisce un “dato personale” ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del GDPR. Essa serve infatti a identificare un individuo ed ha un valore probatorio nei documenti in cui è apposta.  La Corte ha inoltre ricordato che la grafia può fornire informazioni aggiuntive sulla persona. In tale sentenza  si sottolinea l’importanza di prestare particolare attenzione alla pubblicazione di documenti contenenti firme autografe sui siti web istituzionali. Essendo considerati dati personali, tali firme possono essere pubblicate solo se esiste una norma di legge o di regolamento che lo autorizzi espressamente.

Questa pronuncia sottolinea l’importanza di prestare particolare attenzione alla pubblicazione di documenti contenenti firme autografe sui siti web istituzionali.

In Italia, ad avviso di chi scrive, considerando che i contratti di lavoro ed anche quelli collettivi nazionali vengono generalmente ormai firmati(ai sensi e secondo le disposizioni del CAD) ovvero con apposizione della cd “firma digitale”, il problema si porrebbe principalmente per i contratti a forma “mista” o “promiscua” , i vecchi contratti di lavoro  ed i contratti con sola firma autografa operando così il distinguo :

Contratti misti tra datore di lavoro e lavoratore con firma digitale e autografa

– Firma digitale: La firma digitale è riconosciuta giuridicamente e ha valore legale senza necessità di ulteriori formalità. La pubblicazione dei contratti in formato elettronico è generalmente conforme al GDPR, a patto che i dati personali siano trattati in modo sicuro.

– Firma autografa: Anche se le firme autografe sono importanti per l’autenticità del contratto, la loro pubblicazione deve avvenire seguendo il principio di minimizzazione del GDPR. Le firme autografe dovrebbero essere oscurate o rimosse durante la pubblicazione per garantire la protezione degli interessati.

Sarebbe opportuno, dunque, in questi casi, pubblicare i contratti con firma digitale, senza la firma autografa visibile, mantenendo la trasparenza necessaria senza compromettere la privacy.

Contratti con sola firma autografa

Questi contratti presentano rilievi di maggiore complessità in quanto la firma autografa deve essere considerata un dato personale. La pubblicazione della firma autografa non è perciò compatibile con il GDPR, a meno che non ci sia un chiaro consenso dell’interessato. Dunque, in assenza di un consenso esplicito, le firme autografe devono essere oscurate per garantire conformità con il GDPR. La trasparenza può essere mantenuta pubblicando il contenuto del contratto senza le firme.

Contratti collettivi nazionali di lavoro (ipotesi 1 e 2)

– Ipotesi 1 (contratti misti): La pubblicazione potrebbe includere i contratti in forma digitale, garantendo che le firme autografe siano oscurate per rispettare la normativa sulla protezione dei dati. La trasparenza è garantita attraverso la disponibilità del contratto per la consultazione, senza esporre dati sensibili.

– Ipotesi 2 (contratti con sola firma autografa): Anche in questo caso, la pubblicazione dei contratti collettivi nazionali dovrebbe effettuarsi oscurando le firme autografe, in quanto il rischio per la privacy è più elevato. È importante fornire informazioni sufficienti sui contenuti dei contratti senza compromettere i diritti degli individui.

Pari modo in tutte le ipotesi citate si dovrebbe dare priorità alla protezione dei dati personali, compatibilmente con i requisiti di trasparenza e accessibilità. Suggerirei, pertanto, di adottare procedure di pubblicazione standardizzate che includano l’oscuramento delle firme autografe, al fine di garantire sia il rispetto delle normative vigenti sia la tutela della privacy degli interessati.

Nel caso di pubblicazione dei contratti nell’Archivio Nazionale dei Contratti Collettivi del CNEL, sarebbe altresì necessario considerare le seguenti linee guida specifiche per ciascuna delle ipotesi discusse:

Contratti misti tra datore di lavoro e lavoratore con firma digitale e autografa

–  I contratti dovrebbero essere pubblicati nel formato digitale con apposizione appunto della firma digitale, lasciando invisibili le firme autografe. Ciò garantirebbe l’autenticità del documento mentre si ometterebbe la divulgazione di dati personali. Sarebbe essenziale includere, inolte, una nota che indichi che le firme autografe sono state oscurate per rispetto della privacy, in conformità con il GDPR.

Contratti con sola firma autografa

I contratti dovrebbero essere pubblicati con le firme autografe oscurate. Questo è fondamentale per proteggere le identità dei firmatari, garantendo la riservatezza dei dati personali. Come del resto sarebbe opportuno accompagnare la pubblicazione con indicazioni sui diritti degli interessati e sulle modalità di accesso per la consultazione dei contratti, specificando che le informazioni sono disponibili senza esposizione di dati identificativi.

Contratti collettivi nazionali di lavoro (ipotesi 1 e 2)

– Ipotesi 1 (contratti misti): La pubblicazione dovrebbe includere il testo integrale del contratto in formato digitale, con l’oscuramento delle firme autografe. L’accento dovrebbe essere posto sulla trasparenza e sull’importanza per tutte le parti interessate di conoscenza dei termini contrattuali.

– Ipotesi 2 (contratti con sola firma autografa): Per i contratti collettivi nazionali con sole firme autografe, queste ultime dovrebbero essere oscurate prima della pubblicazione. Anche in questo caso, la trasparenza è un obiettivo primario, ed risulterebbe opportuno fornire  dettagli specifici e sufficienti sui contenuti del contratto(ivi comprese le firme).

Considerazioni generali ed accorgimenti adottabili per la pubblicazione nell’Archivio CNEL

L’Archivio CNEL ha la funzione di garantire la disponibilità e la consultazione dei contratti collettivi. Tuttavia, la pubblicazione deve sempre rispettare le normative sulla protezione dei dati.  Risulta necessario pari modo che i lavoratori e i datori di lavoro siano informati sulle modalità di gestione dei loro dati personali anche al fine di esercitare i loro diritti. Di conseguenza, implementare procedure di pubblicazione chiare e standardizzate aiuterrebbe certamente a garantire che tutti i contratti siano trattati in modo coerente, rispettando così sia il requisito di pubblicità che il diritto alla privacy.

Nel caso di contratti antecedenti all’introduzione dell’Archivio Nazionale dei Contratti Collettivi e della firma digitale, ovvero sottoscritti con firma autografa delle parti, la pubblicazione dopo ad esempio la loro evenutuale scansione e la successiva pubblicazione sul sito «amministrazione trasparente» di una P.A ?

Innanzitutto, in primis, è importante verificare se esistano normative o regolamenti specifici che consentano la pubblicazione retroattiva di contratti precedenti all’introduzione dell’archivio e della firma digitale. In caso di carenza o vuoto normativo, potrebbero presentarsi dei rischi legali e di privacy. Inoltre, seppur i contratti siano stati firmati in formato cartaceo, la pubblicazione di firme autografe dovrebbe seguire sempre e comunque  il principio di minimizzazione previsto dal GDPR. Le firme dovrebbero essere oscurate durante il processo di scansione e pubblicazione per proteggere l’identità delle parti coinvolte. Sarebbe poi corretto assicurarsi che le copie scannerizzate siano in «hight quality» e che rispettino le normative di accesso e sicurezza,  applicando misure di protezione come l’archiviazione sicura delle copie originali e la protezione dei dati digitalizzati.  Nella pubblicazione di contratti, sarebbe opportuno includere informazioni che chiariscano come i dati sono stati trattati, il diritto degli interessati e le modalità stesse di accesso.  Pertanto, per concludere, queste azioni potrebbero coadiuvare, in definitiva, a bilanciare il requisito di trasparenza con la necessità di protezione dei dati personali nel contesto dell’Archivio CNEL.

Le soluzioni proposte, quindi, ci confermano in definitiva che l’Archivio nazionale costituisce un ambito nel quale la trasformazione digitale rende particolarmente evidente l’esigenza di una lettura coordinata delle fonti. La permanenza, l’indicizzazione, la riproducibilità e la potenziale circolazione illimitata dei documenti pubblicati sul web amplificano gli effetti della conoscibilità e richiedono che ogni disciplina sia applicata secondo il proprio oggetto, senza assorbimenti impropri. [12]

Note

[1] LE «TRAIETTORIE» DELLA TRASPARENZA E DEL DIRITTO DI ACCESSO PER UNA POSSIBILE «RIVOLUZIONE» DELL’AMMINISTRAZIONE. RIPENSANDO AD UNA RIFLESSIONE DI PAOLO CARROZZA – 2021, Scritti in memoria di Paolo Carrozza Riflessioni dei colleghi pisani tra pensiero scientifico e ricordo Vol. II a cura di Paolo Bianchi Elena A. Ferioli Giuseppe Martinico Cristina Napoli.

[2]  Il Diritto Amministrativo negli Studi di Antonio Romano Tassone – Astone, Berlingò, Romeo – Edizione Scientifica Editoriale Napoli 2025

[3] https://www.anticorruzione.it/-/l-accesso-civico-c.d.-generalizzato- artt.-5-co.-2-e-5-bis-d.lgs.-33/2013-

[4] https://www.esteri.it/it/trasparenza_comunicazioni_legali/altri-contenuti-canale/accesso-civico-altri-contenuti-accesso-civico/accesso-civico-generalizzato-c/

[5] https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:2026;112

[6] https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1993;276

[7] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=OJ:JOL_2016_119_R_0001

[8] https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196!vig=/

[9] Richiesta di parere in ordine alla pubblicazione, nell’Archivio nazionale dei contratti collettivi gestito dal CNEL, di documenti recanti le firme autografe dei sottoscrittori- Schema di quesito al Garante per la protezione dei dati personali- https://www.garanteprivacy.it/

[10] LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’ARCHIVIO NAZIONALE DEI CONTRATTI COLLETTIVI – Ricostruzione del quadro giuridico tra procedimento documentale, pubblicità e protezione dei dati personali in https://www.cnel.it/archivio-contratti/entra-nell-archivio

[11] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62023CJ0200

[12]  LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’ARCHIVIO NAZIONALE DEI CONTRATTI COLLETTIVI – Ricostruzione del quadro giuridico tra procedimento documentale, pubblicità e protezione dei dati personali in https://www.cnel.it/archivio-contratti/entra-nell-archivio

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