Gestione Whistleblowing nella PA: dai moduli di segnalazione all'istruttoria interna conforme alle Linee Guida ANAC

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L’efficacia dei canali interni di whistleblowing si gioca sulla capacità del RPCT di coniugare il rigore delle verifiche con la sostenibilità dell’azione amministrativa. L’utilizzo di questionari di raccolta mirati e di ambienti cifrati per la gestione del fascicolo permette di condurre un’istruttoria impeccabile e conforme alle Linee Guida ANAC, riducendo i tempi di lavorazione e garantendo l’inalterabilità delle procedure.

I dati pubblicati da ANAC nella Relazione Annuale 2026 offrono un preciso monito metodologico: sul canale whistleblowing gestito centralmente dall’Autorità, una quota di segnalazioni compresa tra il 30% e il 45% viene archiviata subito in fase preliminare per difetto di competenza, estraneità alle materie del decreto o perché legata a controversie di lavoro personali (espressamente escluse dalle tutele di legge).

Questo “rumore di fondo”, che si riflette inevitabilmente anche sui canali interni di ogni Ente, dimostra che l’efficienza dell’attività di accertamento e analisi del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza non è legata al numero di segnalazioni che arrivano, ma dipende da quanto la notizia di illecito è precisa, dettagliata e circostanziata fin dal momento del suo invio.

Acquisizione mirata dei fatti: l’architettura dei moduli di segnalazione di illeciti

Un’istruttoria whistleblowing conforme non può prescindere da una mappatura rigorosa delle informazioni in ingresso. L’utilizzo di form di segnalazione standardizzati e rigidi può portare il whistleblower a tralasciare dati fondamentali per l’avvio delle verifiche.

Di conseguenza, le informazioni iniziali rischiano di essere incomplete o frammentarie, costringendo il RPCT a ripetute interlocuzioni per richiedere integrazioni, con il rischio di compromettere il rispetto dei termini imposti dal legislatore, che prevede 3 mesi per il riscontro formale.

Adottare moduli di raccolta delle informazioni differenziati in base alle diverse macro-aree di illecito è una delle soluzioni che aiutano il Responsabile della compliance a raccogliere tutti i dati necessari, e allo stesso tempo garantire l’aderenza al dettato normativo.

• Focalizzazione sui dati essenziali: strutturando percorsi di compilazione specifici per i diversi contesti – ad esempio distinguendo l’area dei contratti pubblici dalle potenziali situazioni di conflitto di interessi – l’Amministrazione è in grado di indirizzare la raccolta d’informazioni sugli elementi indispensabili per l’azione ispettiva, sollevando il segnalante dall’incertezza e ricevendo notizie di illecito già classificate e pronte per la valutazione.
• Gestione dei canali e ambiti di compliance paralleli: in linea con gli orientamenti ANAC, l’organizzazione dell’ufficio deve considerare la pluralità delle modalità di segnalazione. Una segnalazione resa in forma orale (attraverso sistemi di messaggistica vocale o richiesta di incontro con il Responsabile) necessita di modalità di documentazione e archiviazione diverse rispetto a una nota scritta. Al contempo, nelle realtà complesse, l’impostazione separata dei moduli permette di tenere distinto il whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023 da altri canali di compliance interna (come la Parità di Genere UNI/PdR 125:2022) mantenendo la gestione all’interno di un unico applicativo sicuro.

La gestione del fascicolo istruttorio: tracciabilità e requisiti di sicurezza

Una volta acquisiti i fatti in modo chiaro, l’attività di verifica del RPCT si sposta sulla gestione del fascicolo, dove la riservatezza e la netta separazione delle funzioni sono i pilastri che garantiscono la legittimità dell’intero operato. Questo lavoro non può essere affidato a normali cartelle di rete condivise o a sistemi documentali generici, che non possono offrire le garanzie in termini di sicurezza e di compliance tecnologica richieste in più occasioni dal Garante Privacy e da ANAC.

Un’istruttoria interna sicura si fonda su tre requisiti:

1. Riservatezza strutturale e crittografia: Il sistema deve garantire la separazione costante tra l’identità del whistleblower e il contenuto di merito della segnalazione. I dati identificativi devono essere secretati e accessibili esclusivamente ai soggetti formalmente autorizzati.
2. Interlocuzione protetta e registro eventi (Audit Trail): Tutte le comunicazioni successive con il segnalante per chiedere chiarimenti o inviare i riscontri di legge devono avvenire dentro un ambiente cifrato. Ogni singola azione compiuta sul fascicolo (dall’apertura alla verbalizzazione delle verifiche, fino alla chiusura) deve generare un registro degli eventi inalterabile, indispensabile per dimostrare la correttezza della procedura in caso di ispezioni.
3. Gestione centralizzata per strutture multi-ente: le strutture aggregate – Unioni di Comuni, Consorzi pubblici o gruppi di società non devono scegliere tra sicurezza e efficienza. Segnalazioni.net risolve il dilemma con un’unica piattaforma segregata per ciascuna realtà: ogni ente può mantenere la propria istruttoria riservata e indipendente, sempre aggiornata alla normativa vigente, con costi di gestione ottimizzati e nessun onere di manutenzione duplicato.

L’approccio di DigitalPA al whistleblowing: piattaforma informatica sicura e formazione pratica per i RPCT

La rispondenza ai dettami delle Linee Guida ANAC trova un’applicazione concreta nella piattaforma Legality Whistleblowing di DigitalPA. Il sistema offre ai Responsabili della compliance la totale autonomia nella configurazione dei moduli di segnalazione e racchiude in un unico ambiente protetto tutte le funzioni necessarie per gestire il fascicolo istruttorio: dalla messaggistica cifrata con il segnalante fino all’oscuramento della voce per i file audio.

Il sistema è sviluppato nel rispetto degli standard previsti dalle certificazioni ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018, che regolano rispettivamente la sicurezza delle informazioni, la sicurezza dei servizi cloud e la protezione dei dati personali trattati in ambiente cloud.

Il Gruppo DigitalPA affianca al software un’offerta mirata di percorsi di formazione per i RPCT e il personale che si occupa di trasparenza amministrativa e anticorruzione, validi anche per gli obblighi formativi annuali. I programmi si concentrano sulla pratica d’ufficio: dalle tecniche per strutturare i moduli senza scoraggiare le segnalazioni fondate, fino alle modalità di conduzione e corretta verbalizzazione degli atti istruttori.

Allo sviluppo della piattaforma, DigitalPA affianca un impegno diretto sul fronte anticorruzione, certificato ISO 37001, e il Rating di legalità AGCM: credenziali che si aggiungono all’esperienza di oltre 25 anni nel settore della compliance pubblica e privata.

Per approfondire i criteri di gestione delle segnalazioni e la conformità del sistema whistleblowing del tuo Ente:

• Richiedi una sessione dimostrativa della piattaforma Legality Whistleblowing
• Scopri i corsi di formazione DigitalPA per i Responsabili RPCT

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