Subappalto, chi firma l’autorizzazione? Il chiarimento sul ruolo del RUP

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Autorizzazione al subappalto: quando può firmare il RUP e quando serve il dirigente.

Chi deve sottoscrivere l’autorizzazione al subappalto in una procedura di gara: il Responsabile unico del progetto oppure il dirigente della stazione appaltante? È una domanda tutt’altro che formale, perché dalla corretta individuazione del soggetto competente dipendono la validità dell’atto, la speditezza del procedimento e, soprattutto, la possibilità per l’impresa affidataria di avviare regolarmente le prestazioni affidate a terzi.

Il tema è affrontato nel quesito del Servizio Supporto Giuridico con codice identificativo 4181. Il punto di partenza è l’articolo 119 del Codice dei contratti pubblici, ossia il decreto legislativo n. 36 del 2023, che disciplina il subappalto. La disposizione richiede la preventiva autorizzazione della stazione appaltante, ma non attribuisce in modo esplicito il relativo potere né al RUP né al dirigente. Proprio questa apparente lacuna impone di guardare all’organizzazione concreta dell’ente e ai poteri effettivamente assegnati alle singole figure.

Il subappalto non è un passaggio automatico

Nel linguaggio comune il subappalto viene spesso descritto come un semplice accordo tra due imprese. Negli appalti pubblici, però, il meccanismo è più articolato. L’affidatario resta il soggetto che risponde davanti alla pubblica amministrazione della corretta esecuzione del contratto, mentre il ricorso a un subappaltatore richiede il rispetto delle condizioni fissate dall’articolo 119 del Codice.

L’impresa aggiudicataria può dunque affidare a un altro operatore opere, lavori, servizi o forniture compresi nel contratto pubblico, ma soltanto dopo avere ottenuto il via libera dell’amministrazione. L’autorizzazione non rappresenta una mera presa d’atto: presuppone controlli sulla posizione del subappaltatore, sulla sua qualificazione rispetto alle lavorazioni o alle attività da eseguire e sull’assenza delle cause di esclusione previste dal Codice.

La procedura serve a mantenere trasparente la catena esecutiva dell’appalto. La stazione appaltante deve conoscere chi entrerà concretamente nel cantiere, nel servizio o nella fornitura, verificando che l’operatore indicato possieda i requisiti richiesti e che il ricorso al subappalto avvenga entro i limiti posti dalla disciplina di gara e dalla legge.

In questo quadro, la firma dell’autorizzazione assume un valore sostanziale. Non si tratta di una comunicazione interna o di un atto privo di effetti verso l’esterno: è il provvedimento con cui l’amministrazione consente all’affidatario di utilizzare un altro soggetto nell’esecuzione di una parte delle prestazioni contrattuali.

Cosa dice l’articolo 119 del Codice dei contratti

Il comma 4 dell’articolo 119 stabilisce che i soggetti affidatari possono ricorrere al subappalto previa autorizzazione della stazione appaltante, a condizione che siano rispettati gli adempimenti previsti dalla normativa. Il legislatore, quindi, individua l’amministrazione titolare del potere, ma non precisa quale ufficio o quale figura professionale debba adottare materialmente l’atto.

Il chiarimento del Servizio Supporto Giuridico muove da questa formulazione. Quando la norma richiama genericamente la “stazione appaltante”, il riferimento va letto alla luce della capacità dell’ente di assumere impegni e manifestare la propria volontà verso soggetti esterni. In via ordinaria, tale funzione appartiene al dirigente, o comunque al responsabile cui siano stati attribuiti i necessari poteri di rappresentanza e di gestione.

Da qui deriva una conseguenza pratica importante: non basta che il RUP abbia seguito l’istruttoria, raccolto la documentazione o verificato i requisiti del subappaltatore. Per firmare l’autorizzazione deve anche essere legittimato a impegnare l’amministrazione verso l’esterno. In assenza di questo presupposto, l’atto dovrà essere adottato dal dirigente competente.

Il RUP può autorizzare il subappalto?

La risposta è sì, ma non in modo indistinto. Il RUP può rilasciare direttamente l’autorizzazione al subappalto quando ricopre anche un ruolo dirigenziale oppure quando, in base all’assetto dell’ente, dispone di una delega o di poteri idonei a rappresentare la stazione appaltante nei rapporti esterni.

Non è quindi la qualifica di RUP, da sola, a fondare il potere di firma. Il Responsabile unico del progetto svolge una funzione centrale nell’intero ciclo di vita del contratto: programma, coordina, presidia l’istruttoria e segue l’esecuzione. Tuttavia, competenze operative e potere di adottare un provvedimento esterno non coincidono necessariamente.

In molte amministrazioni il RUP predispone la proposta di autorizzazione, verifica la completezza dell’istanza e documenta gli esiti dei controlli. Il dirigente responsabile della struttura, a quel punto, adotta il provvedimento finale. In altri casi, soprattutto nelle organizzazioni in cui il RUP è un dirigente o ha ricevuto specifica delega, istruttoria e decisione possono convergere nella stessa figura.

La soluzione corretta non può essere ricavata soltanto dalla denominazione dell’ufficio o da una prassi consolidata. Occorre controllare il regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi, gli atti di delega, le determinazioni organizzative e ogni altra disposizione interna che definisca chi può impegnare l’ente. È proprio qui che si decide se il RUP possa firmare in autonomia oppure debba trasmettere la proposta al dirigente.

Perché gli enti devono chiarire le competenze interne

Il quesito mette in evidenza un’esigenza ricorrente nelle stazioni appaltanti: evitare sovrapposizioni tra attività istruttorie e poteri decisori. Un flusso ben definito consente di ridurre ritardi, richieste di integrazione non necessarie e possibili contestazioni sulla legittimazione di chi ha adottato il provvedimento.

Per gli uffici, una buona prassi consiste nel distinguere con chiarezza le fasi: ricezione dell’istanza dell’affidatario, verifica dei documenti e dei requisiti, istruttoria del RUP, eventuale proposta di provvedimento e firma dell’autorità competente. Questo modello non irrigidisce il procedimento; al contrario, rende più semplice individuare responsabilità, tempi e passaggi da completare.

Vale inoltre la pena ricordare che l’autorizzazione non esaurisce i doveri di controllo dell’amministrazione. Durante l’esecuzione del contratto restano fermi gli obblighi di vigilanza sul rispetto delle condizioni contrattuali, della sicurezza sul lavoro, della normativa antimafia e degli ulteriori requisiti applicabili al caso concreto.

La regola da applicare in concreto

Il chiarimento può essere sintetizzato così: l’autorizzazione al subappalto è un atto della stazione appaltante e, di regola, deve essere emanata da chi possiede il potere di rappresentarla all’esterno. Normalmente tale soggetto è il dirigente competente. Il RUP può firmare direttamente soltanto se è dirigente oppure se dispone di un’autonoma e adeguata attribuzione di poteri.

Per le amministrazioni, dunque, la questione non è scegliere tra RUP e dirigente in astratto, ma verificare chi sia effettivamente abilitato a vincolare l’ente. Per le imprese, invece, conoscere questo passaggio aiuta a presentare una richiesta completa e a dialogare con l’ufficio corretto, evitando rallentamenti nell’avvio delle attività oggetto di subappalto.

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