Permessi Legge 104: scadenza del 31 marzo 2026 per le comunicazioni delle PA

lentepubblica.it

Le pubbliche amministrazioni sono chiamate a rispettare una scadenza precisa: entro il 31 marzo 2026 dovranno trasmettere i dati relativi ai permessi concessi ai dipendenti ai sensi della Legge 104.

Il Dipartimento della Funzione pubblica ha richiamato gli enti al rispetto dell’obbligo di comunicazione attraverso la banca dati dedicata, uno strumento che consente di monitorare l’utilizzo dei permessi destinati all’assistenza delle persone con disabilità.

La rilevazione riguarda i benefici previsti dalla normativa sull’assistenza ai disabili e rappresenta un passaggio importante per garantire trasparenza, controllo e corretta gestione delle agevolazioni riconosciute ai lavoratori pubblici.

Cos’è la rilevazione dei permessi Legge 104

La “Rilevazione permessi ex Legge 104/1992” è una banca dati istituita per raccogliere le informazioni relative ai dipendenti pubblici che usufruiscono dei permessi retribuiti previsti dalla normativa.

Il sistema registra in particolare i giorni o le ore di assenza dal lavoro utilizzati dai lavoratori che assistono un familiare con disabilità o che sono essi stessi titolari di disabilità riconosciuta.

La normativa di riferimento è contenuta nell’articolo 33 della Legge n. 104 del 1992, che consente ai beneficiari di usufruire fino a tre giorni di permesso mensile, anche frazionabili in ore, per prestare assistenza o per esigenze personali legate alla propria condizione.

L’obbligo di comunicazione dei dati deriva invece da quanto stabilito dall’articolo 24 della Legge n. 183 del 2010, che ha introdotto un sistema di monitoraggio centralizzato sull’utilizzo di questi permessi nel settore pubblico.

A chi si rivolge l’obbligo di comunicazione

La rilevazione riguarda tutte le pubbliche amministrazioni, così come definite dall’articolo 1 del decreto legislativo n. 165 del 2001.

Ciò significa che l’adempimento coinvolge un’ampia platea di enti pubblici: ministeri, amministrazioni centrali, enti territoriali, università, enti pubblici non economici e tutte le strutture rientranti nella definizione normativa.

Gli enti interessati possono inserire e gestire i dati attraverso l’apposita piattaforma online dopo aver completato la procedura di registrazione e ottenuto le credenziali di accesso.

Come accedere al sistema

L’accesso alla piattaforma avviene tramite il PUA – Punto Unico di Accesso del Dipartimento della Funzione pubblica.

Gli utenti autorizzati possono entrare nel servizio utilizzando diverse modalità di autenticazione digitale:

• credenziali PUA;

• identità digitale SPID;

• carta d’identità elettronica (CIE);

• carta nazionale dei servizi (CNS).

Chi non è ancora registrato al sistema può effettuare la registrazione direttamente online. In caso di smarrimento della password, invece, è possibile procedere con la procedura di recupero.

Un aspetto importante riguarda l’indirizzo di posta elettronica associato all’account: le notifiche vengono inviate all’email indicata durante la registrazione al PUA oppure a quella collegata al proprio SPID. L’indirizzo può comunque essere aggiornato successivamente nella sezione dedicata alla gestione del profilo.

Registrazione e candidatura al servizio

Per poter operare all’interno della banca dati, gli utenti devono candidarsi tramite la sezione “Le mie candidature – Nuova candidatura” disponibile nel portale.

Prima di avviare la procedura è consigliabile verificare la presenza della propria struttura nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

Questo passaggio è fondamentale perché l’ente può risultare registrato:

• come amministrazione principale;

• come AOO (Area Organizzativa Omogenea);

• oppure come UO (Unità Organizzativa).

Nel caso in cui la struttura sia classificata come articolazione dell’amministrazione principale, l’utente dovrà candidarsi come Inseritore dell’amministrazione centrale e successivamente selezionare l’area organizzativa di riferimento.

Il ruolo del Responsabile e degli Inseritori

All’interno di ogni amministrazione è prevista una specifica organizzazione dei ruoli.

Ogni ente può nominare:

• un solo Responsabile della rilevazione;

• più utenti Inseritori, incaricati dell’inserimento dei dati.

Entrambe le figure possono essere associate anche a più amministrazioni.

Il Responsabile svolge una funzione centrale nel sistema: è infatti colui che supervisiona l’intero processo di raccolta e trasmissione delle informazioni.

La procedura di nomina del Responsabile

La candidatura al ruolo di Responsabile avviene sempre attraverso il PUA. Una volta avviata la procedura, il sistema prevede una serie di passaggi di verifica dell’identità del candidato.

Il processo prevede, tra le varie fasi:

1. inserimento dell’indirizzo email istituzionale;

2. ricezione di un codice temporaneo (OTP) per confermare l’attivazione dell’email;

3. invio automatico di una comunicazione alla PEC dell’amministrazione registrata nell’IPA, contenente un link di autenticazione valido per cinque giorni;

4. inoltro del link al candidato da parte della segreteria dell’ente;

5. ulteriore verifica tramite codice OTP inviato all’email istituzionale.

Una volta completati i passaggi, il sistema consente di scaricare l’atto di nomina, che deve essere firmato digitalmente e ricaricato sulla piattaforma.

Dopo il caricamento del documento firmato, la candidatura viene approvata automaticamente e il candidato assume ufficialmente il ruolo di Responsabile per l’intera amministrazione.

Le funzioni del Responsabile

Il Responsabile dispone di numerose funzioni operative e di controllo. Tra le principali attività previste dal sistema vi sono:

• approvazione o rifiuto delle candidature degli utenti Inseritori;

• revoca degli incarichi precedentemente assegnati;

• inserimento o modifica dei dati relativi ai permessi;

• verifica delle autodichiarazioni di conclusione delle attività da parte degli Inseritori;

• invio della dichiarazione finale per tutta l’amministrazione;

• creazione delle credenziali necessarie per l’invio massivo dei dati tramite WebService.

Questa figura, quindi, rappresenta il punto di riferimento per l’intero processo di trasmissione delle informazioni.

Cosa possono fare gli utenti Inseritori

Gli Inseritori sono invece gli operatori incaricati di caricare concretamente i dati nella piattaforma.

Le loro competenze variano in base al livello organizzativo a cui sono associati:

• un Inseritore collegato all’amministrazione centrale può inserire dati sia per l’intera PA sia per le sue articolazioni;

• un Inseritore di una AOO può operare per la propria area e per le unità organizzative dipendenti;

• un Inseritore di una UO può intervenire esclusivamente sui dati della propria struttura.

Quali dati devono essere comunicati

Nella banca dati devono essere registrati solo i permessi giornalieri o orari effettivamente fruiti dai dipendenti che beneficiano della Legge 104 per assistenza a persone con disabilità o per esigenze personali legate alla propria condizione.

Sono invece esclusi dalla rilevazione i congedi previsti dalla normativa.

Per ogni lavoratore deve essere indicata anche la data di inizio servizio presso l’amministrazione. Il sistema, infatti, non permette di registrare permessi relativi a periodi precedenti all’assunzione.

Regole per l’inserimento dei permessi

L’applicativo prevede alcune regole tecniche per garantire uniformità nei dati.

Tra le principali:

• nello stesso mese non è possibile inserire contemporaneamente permessi giornalieri e permessi orari;

• quando necessario, i giorni devono essere convertiti in ore considerando convenzionalmente 6 ore di lavoro giornaliere;

• il sistema accetta solo ore intere e non frazioni;

• il minimo inseribile è 1 ora;

• eventuali frazioni devono essere arrotondate;

• il limite massimo resta quello stabilito dalla normativa, cioè 18 ore mensili.

In caso di differenze tra i dati presenti nei sistemi interni delle amministrazioni e quelli inseriti nella piattaforma, l’eventuale scostamento non viene considerato rilevante. Ciò che conta è la comunicazione del totale complessivo dei permessi fruiti da ogni dipendente nel corso dell’anno precedente, suddiviso per mese.

Un adempimento fondamentale per il monitoraggio

La scadenza del 31 marzo 2026 rappresenta quindi un momento chiave per tutte le pubbliche amministrazioni.

Attraverso questa procedura lo Stato può monitorare in modo sistematico l’utilizzo dei permessi destinati all’assistenza delle persone con disabilità, verificando l’applicazione della normativa e garantendo una gestione più trasparente delle agevolazioni previste dalla Legge 104.

Per gli enti pubblici si tratta dunque di un adempimento amministrativo importante, che richiede organizzazione interna, coordinamento tra uffici e attenzione nella trasmissione delle informazioni.

The post Permessi Legge 104: scadenza del 31 marzo 2026 per le comunicazioni delle PA appeared first on lentepubblica.it.