Malattia, nuove regole sui flussi UNIEMENS per il 2026: attenzione agli errori

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Malattia e flusso UNIEMENS, cambiano le regole: a partire dalle denunce contributive relative al mese di marzo 2026, entrano ufficialmente in vigore le nuove modalità operative per la gestione e la trasmissione dei dati legati alle assenze per malattia dei lavoratori dipendenti del settore privato.

Si tratta di un aggiornamento rilevante che coinvolge direttamente aziende, consulenti del lavoro e intermediari, chiamati ad adeguarsi a un sistema di comunicazione più strutturato e digitale.

Le novità, già anticipate nei mesi scorsi, trovano ora piena applicazione operativa, con alcune importanti semplificazioni previste nella fase iniziale.

UNIEMENS e malattia: cosa cambia concretamente

Il sistema UNIEMENS rappresenta da anni il principale canale attraverso cui i datori di lavoro trasmettono all’INPS le informazioni relative a retribuzioni, contributi e rapporti di lavoro. Con l’aggiornamento normativo, questo strumento viene ulteriormente potenziato, includendo modalità più dettagliate per la gestione delle assenze per malattia.

In particolare, la revisione riguarda:

• la modalità di esposizione degli eventi di malattia;
• il meccanismo di conguaglio dell’indennità economica;
• la strutturazione dei dati da trasmettere mensilmente.

L’obiettivo è duplice: da un lato, migliorare la qualità delle informazioni ricevute dall’Istituto; dall’altro, rendere più uniforme e tracciabile la gestione delle prestazioni economiche legate alla malattia.

Il percorso normativo: dalle anticipazioni all’entrata in vigore

Il nuovo impianto non arriva in modo improvviso. Già nel corso del 2025, l’INPS aveva fornito indicazioni operative con due distinti interventi:

• il messaggio n. 3029 del 10 ottobre 2025;
• il messaggio n. 3743 del 10 dicembre 2025.

In queste comunicazioni, l’Istituto aveva delineato il nuovo schema di compilazione del flusso UNIEMENS, inizialmente previsto per un’entrata in vigore anticipata e successivamente posticipato.

Con il messaggio del 19 marzo 2026, n. 964, viene ora ufficializzata la partenza del nuovo sistema, fissata proprio con riferimento alle denunce del mese di marzo.

Fase transitoria: più flessibilità per le aziende

Consapevole delle possibili difficoltà applicative legate al passaggio al nuovo modello, l’INPS ha introdotto una fase transitoria che consente una certa elasticità nella compilazione dei dati.

In questo periodo iniziale, infatti, i datori di lavoro possono:

• indicare la data di inizio della malattia in alternativa al codice identificativo del certificato;
• utilizzare, in casi eccezionali, il valore convenzionale “N”.

Questa soluzione rappresenta una sorta di “valvola di sicurezza” per evitare errori o blocchi nella trasmissione dei flussi, soprattutto nelle prime fasi di applicazione.

Va però sottolineato che si tratta di una misura temporanea: l’Istituto provvederà a comunicare con successivo atto la fine del periodo transitorio e la conseguente eliminazione della possibilità di utilizzare il valore “N”.

Come compilare correttamente il flusso UNIEMENS

Per i casi in cui venga utilizzato il valore “N”, sono state fornite indicazioni tecniche puntuali relative alla compilazione degli elementi del flusso.

In particolare:

• nell’elemento deve essere indicato il valore “N”, con attributo “TipoInfoAggEvento” valorizzato come “CM”;
• nell’elemento deve essere inserito “N”, senza specificare ulteriori attributi;
• nell’elemento va riportato ancora “N”, omettendo i riferimenti al tipo di identificazione.

Si tratta di istruzioni tecniche che, pur apparendo complesse, risultano fondamentali per garantire la corretta acquisizione dei dati da parte del sistema informativo dell’INPS.

PUC e certificazione medica: cosa succede a regime

Uno degli aspetti centrali della riforma riguarda il rapporto tra i dati comunicati nel flusso UNIEMENS e le certificazioni mediche.

A regime, una volta conclusa la fase transitoria:

• il riferimento principale sarà il PUC (Protocollo Unico del Certificato);
• l’indicazione della sola data di inizio malattia sarà utilizzata esclusivamente nei casi di certificazione cartacea.

Questo passaggio segna un ulteriore avanzamento verso la completa digitalizzazione dei processi, riducendo progressivamente il ricorso alla documentazione analogica.

Impatto operativo per imprese e consulenti

Dal punto di vista pratico, le nuove modalità comportano una revisione delle procedure interne adottate da aziende e studi professionali.

Tra gli aspetti più rilevanti:

• aggiornamento dei software gestionali;
• adeguamento dei flussi di raccolta delle informazioni sui certificati di malattia;
• formazione del personale amministrativo.

Il corretto inserimento dei dati non è solo una questione formale: eventuali errori o omissioni possono infatti incidere sulla corretta gestione delle indennità e sui conguagli contributivi.

Verso un sistema più integrato e digitale

L’intervento dell’INPS si inserisce in un quadro più ampio di trasformazione digitale della gestione del lavoro e delle prestazioni previdenziali.

L’obiettivo è costruire un sistema sempre più integrato, in cui:

• i dati siano trasmessi in modo strutturato e uniforme;
• le verifiche siano automatizzate;
• le prestazioni siano erogate con maggiore rapidità e precisione.

In questa prospettiva, il rafforzamento del flusso UNIEMENS rappresenta un tassello strategico, destinato a incidere in modo significativo sull’intero ecosistema amministrativo.

Conclusioni: attenzione alla fase di transizione

L’avvio delle nuove modalità segna un passaggio importante per la gestione delle assenze per malattia nel settore privato. Tuttavia, la presenza di una fase transitoria impone agli operatori una particolare attenzione.

È fondamentale:

• monitorare le comunicazioni ufficiali dell’INPS;
• adeguarsi tempestivamente alle nuove regole;
• evitare un utilizzo improprio delle soluzioni temporanee.

Solo così sarà possibile garantire una transizione ordinata verso il nuovo sistema e prevenire criticità operative.

Il messaggio dell’INPS

Qui il documento completo.

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