Evento di business: come organizzarlo nel migliore dei modi?

Evento di business, come organizzarlo nel migliore dei modi

Oggi gli eventi sono una soluzione ottimale per riuscire a raggiungere sia degli obiettivi aziendali specifici sia per poter agevolare il networking, oltre a partecipare ad essi, è possibile organizzare un evento di business che si possa distinguere al meglio dagli altri.  

In genere, organizzare un evento di business richiede attenzione a molti dettagli, tra cui la scelta dei gadget da consegnare ai partecipanti. Tra gli articoli più utili in questo contesto ci sono sicuramente le penne, da sempre una scelta molto apprezzata.

Infatti, le penne classiche o le penne Bic con 4 colori, di cui il sito Fullgadgets.com mostra vari esempi personalizzabili con il logo dell'azienda o il nome dell'evento, oltre a essere pratiche possono essere molto utili per i partecipanti.

Altri gadget utili possono includere quaderni, chiavette USB, e borracce, tutti oggetti che offrono un valore pratico e allo stesso tempo mantengono viva la memoria dell'evento.

Ma vediamo nel dettaglio in questa guida come è possibile organizzare un evento di business ottimale.

Definire gli obiettivi

Il primo passo per organizzare un evento di business è definire chiaramente gli obiettivi. Ogni evento ha uno scopo specifico ed è molto importante individuarlo al fine di riuscire poi a raggiungerlo in modo ottimale.

Non solo, in questo modo è possibile avere una visione chiara delle attività da svolgere per riuscire a ottenere i risultati sperati, senza che si vadano a disperdere le proprie risorse in attività che poi si rivelano inefficaci.

Ad esempio, se l'obiettivo è aumentare la consapevolezza di un proprio corso, prodotto o della propria professione, questo potrebbe includere dimostrazioni dal vivo, sessioni di domande e risposte, casi di studio e distribuzione di materiali promozionali.

Stabilire un budget

Una volta definiti gli obiettivi, è essenziale stabilire un budget realistico. Il budget è la base sulla quale si costruisce l'intero evento, che può determinare anche la portata delle attività, la scelta della location, i servizi di catering, il marketing e altri dettagli logistici.

Durante la pianificazione del budget, è importante considerare tutte le spese possibili, suddividendole in categorie come:

·         Location e affitto degli spazi

·         Catering e bevande

·         Attrezzature tecniche (audio, video, luci)

·         Compensi per relatori e speaker

·         Materiali promozionali e regali per i partecipanti

·         Costi di marketing e promozione

·         Eventuali costi imprevisti

È consigliabile riservare una parte del budget per gli imprevisti, poiché è possibile che sorgano spese non pianificate durante l'organizzazione dell'evento.

Un controllo regolare del budget durante tutte le fasi della pianificazione aiuta a evitare sforamenti e a mantenere i costi sotto controllo.

Creare un piano dettagliato

Con obiettivi chiari e un budget stabilito, il passo successivo è creare un piano dettagliato per l'evento.

Il piano deve essere integrato al fine di poter includere correttamente tutte le attività che si devono svolgere sia prima, durante e anche dopo l’evento.

Una buona pianificazione deve dunque includere:

·        Tempistiche: stabilire un cronoprogramma preciso che identifichi le scadenze per ogni attività, come la prenotazione del luogo, l'invio degli inviti, la conferma dei relatori, la preparazione del materiale promozionale e così via.

·        Ruoli e responsabilità: assegnare compiti specifici a membri della squadra per assicurarsi che ogni aspetto dell'evento sia coperto. Questo può includere la gestione dei fornitori, il coordinamento logistico, la registrazione dei partecipanti e la gestione del marketing.

·        Logistica: pianificare dettagli come l'allestimento del luogo, la disposizione delle sedie, la disposizione del buffet, la gestione del flusso dei partecipanti e la preparazione del materiale necessario (badge, brochure, gadget).

Un piano dettagliato funge da guida per l'intero processo organizzativo e aiuta a mantenere la squadra concentrata e allineata sugli obiettivi principali.

Coinvolgimento di speaker e partecipanti

Un elemento chiave di molti eventi aziendali è il coinvolgimento di speaker e partecipanti. I relatori scelti possono avere un impatto significativo sul successo dell’evento; quindi, è fondamentale selezionare persone che siano pertinenti e coinvolgenti per il pubblico target.

Quando si scelgono i relatori, è importante considerare:

·         La loro esperienza e competenza nel settore.

·         La loro capacità di comunicare in modo efficace e coinvolgente.

·         La loro rilevanza rispetto agli obiettivi dell'evento.

·         La disponibilità a partecipare nelle date previste.

Una volta confermati i relatori, è utile collaborare con loro per preparare i loro interventi e assicurarsi che siano allineati con il messaggio complessivo dell'evento. Inoltre, è importante considerare come coinvolgere attivamente i partecipanti, magari attraverso sessioni interattive, domande e risposte, sondaggi live o workshop pratici.

Promozione dell'evento

La promozione è infine, una delle attività più importanti soprattutto per gli eventi di business. Una strategia di marketing ben pianificata può fare la differenza tra un evento di successo e uno che passa inosservato.

Le strategie di promozione possono includere:

·        Marketing digitale: utilizzare canali come e-mail marketing, social media, e annunci online per raggiungere un ampio pubblico. È possibile creare campagne specifiche su piattaforme come LinkedIn, Facebook, e Instagram per promuovere l'evento al target giusto.

·         Inviti personalizzati: inviare inviti personalizzati ai principali stakeholder, clienti e partner, sottolineando l'importanza dell'evento e i benefici della partecipazione.

·         Collaborazioni: collaborare con altri brand, influencer o media per amplificare la portata dell'evento e raggiungere un pubblico più ampio.

·         Contenuti promozionali: creare contenuti interessanti e rilevanti, come articoli di blog, video teaser, interviste con i relatori o infografiche, per suscitare interesse e mantenere alta l'attenzione fino al giorno dell'evento.

Con una buona preparazione, l'impegno di una squadra dedicata e un piano ben strutturato, è possibile creare un evento di business che permetta di raggiungere i giusti obiettivi e di rafforzare le relazioni anche con tutti coloro che ne prenderanno parte.