I repertori nel sistema di gestione informatica dei documenti

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Registro di repertorio dei documenti PA: quando sostituisce il protocollo, metadati, annullamento e obblighi normativi.

Il repertorio è una serie documentale nella quale i documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto vengono allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha rilevanza giuridica[1].

In ambiente informatico alla serie documentale viene associato un registro nel quale, accanto al numero progressivo e alla data di registrazione, sono riportati metadati caratteristici dei documenti inseriti nella serie documentale.

L’inserimento del documento nella serie determina l’inserimento di un record nel registro. Si tratta della procedura di registrazione particolare descritta dall’art. 53, c. 5 del TUDA.

Gli autori del titolario dei comuni scrivono:

I documenti repertoriati, […] possono e, nel caso siano su supporto informatico, devono essere registrati nel protocollo generale. Il singolo documento repertoriato viene pertanto identificato (e citato) tramite due numeri: quello di repertorio (ad esempio, n. 1729/2005 del repertorio delle ordinanze) e quello di protocollo generale (ad esempio, 93.812/2005).

Ma poi nelle note[2] osservano:

se il sistema informatico garantisce la gestione dei metadati relativi ai documenti comunque registrati, nel caso dei documenti repertoriati è superflua la protocollazione

Ne emerge quindi un orientamento non univoco: la protocollazione può essere necessaria in assenza di sistemi informatici evoluti, ma può risultare superflua quando il sistema garantisce adeguata gestione dei metadati.

Indipendentemente dalla scelta di protocollare o meno i documenti repertoriati, se il numero attribuito al documento all’atto della repertoriazione ha rilevanza giuridica, la gestione del registro di repertorio deve fornire le medesime garanzie del registro di protocollo.
Ricordiamo, infatti, che la registrazione di repertorio potrebbe essere alternativa a quella di protocollo.

Le linee guida sul documento informatico confermano questo tipo di approccio:

La Pubblica Amministrazione, […] realizza le funzionalità di gestione dell’archivio corrente […] applicando ove possibile i requisiti fissati per la registrazione di protocollo anche alle altre forme di registrazione informatica dei documenti, fatto salvo quanto disposto per esse da eventuali norme vigenti.

La registrazione particolare

Quali sono i metadati relativi ai documenti comunque registrati citati dal gruppo di lavoro a cui devono essere applicati i requisiti fissati per la registrazione di protocollo?

Mutuando l’elenco dell’art. 53, c. 1 del TUDA, integrato con il riferimento agli schemi forniti nell’allegato 5 alle LLGG individuiamo:

1. numero di registrazione del documento, generato automaticamente dal sistema (XML element: NumeroRegistrazioneDocumento)
2. data di registrazione assegnata automaticamente dal sistema (XML element: DataRegistrazioneDocumento)
3. oggetto del documento (XML element: Oggetto)
4. impronta del documento informatico (XML element: ImprontaCrittograficaDelDocumento)
5. allegati del documento informatico (XML element: Allegati)

A questi metadati, da registrarsi in forma non modificabile, dovranno essere aggiunti quelli specifici del repertorio (ad esempio le date di inizio e fine pubblicazione per i documenti pubblicati all’albo on-line, o i dati del veicolo per i verbali di accertamento di violazioni al codice della strada).

L’annullamento della registrazione

La valenza giuridica del registro particolare determina la necessità di gestire anche l’annullamento delle registrazioni applicando i requisiti fissati per la registrazione di protocollo, ossia seguendo la procedura di annullamento descritta dall’art. 54 del TUDA.
Le problematiche connesse all’annullamento delle registrazioni sono state approfondite nell’articolo Annullamento delle registrazioni di protocollo: ecco come farlo correttamente, analoghe considerazioni valgono per i registri particolari.

È bene notare che, essendo il repertorio una serie documentale, così come l’inserimento di un documento nella serie determina la sua registrazione, la rimozione di un documento da una serie repertoriata deve determinare l’annullamento della registrazione.

I registri giornalieri e annuali di repertorio

Infine, il sistema di gestione informatica dei documenti dovrà garantire la produzione dei registri giornalieri di repertorio, che dovranno essere trasmessi entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto così come avviene per il registro giornaliero di protocollo[3].

I registri giornalieri di repertorio dovranno essere corredati dei metadati specifici previsti per il registro giornaliero di protocollo[4].

La classificazione dei repertori

Un ultimo aspetto da prendere in considerazione riguarda la classificazione dei repertori: documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto possono avere classificazioni diverse.

Inserire documenti con classificazioni eterogenee in un’aggregazione documentale classificata violerebbe il vincolo di omogeneità tra aggregazione e documenti contenuti.
Il gruppo di lavoro fornisce in merito questa indicazione:

il repertorio, […] configurandosi come una serie di documenti, non viene classificato, ma viene comunque gestito dal sistema informatico, il cui software deve pertanto prevedere un’apposita funzione.

Collocandoli in coda al titolo I, in quanto essi si riferiscono all’amministrazione generale del Comune.

Questa soluzione deve essere coniugata con le indicazioni dell’allegato 5 alle LLGG, che prevede l’obbligatorietà del metadato classificazione per tutte le tipologie di aggregazione.

In fase di compilazione dei metadati il software dovrà inserire un valore convenzionale per le serie documentali con classifica eterogenea.

Conclusioni

In sintesi, il repertorio rappresenta uno strumento alternativo o complementare al protocollo: il sistema di gestione documentale deve soddisfare i medesimi requisiti giuridici e tecnici.

Per chi desiderasse approfondire tecnicamente questi temi, nell’ambito del progetto PADocs sono stati censiti i repertori previsti dal gruppo di lavoro, i metadati aggiuntivi per le tipologie documentali repertoriate e la tipologia documentale dei registri giornalieri.

NOTE

[1] Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni

Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione – dicembre 2005) pag. 12

[2] Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni

Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione – dicembre 2005) nota [26]

[3] Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, maggio 2021, art. 3.1.6

[4] Vademecum per l’implementazione delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ottobre 2022, pag. 26

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