Annullamento delle registrazioni di protocollo: ecco come farlo correttamente

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Annullare una registrazione di protocollo non è una semplice operazione tecnica. È un atto estremamente delicato, perché il registro di protocollo è un atto pubblico dotato di fede privilegiata [1].

Articolo di Marco Deligios in collaborazione con Sergio Sette

Apportare modifiche al registro senza rispettare le norme che ne governano la tenuta può configurare il reato di falsità ideologica commessa dal pubblico ufficiale in atti pubblici (art. 479 CP) che, riguardando un atto o parte di un atto che fa fede fino a querela di falso, prevede la reclusione da tre a dieci anni (art. 476 CP).

Come specificato dall’art. 54 del TUDA, l’annullamento riguarda le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) :

1. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;
2. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema;
3. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
4. oggetto del documento;
5. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
6. l’impronta del documento informatico.

La procedura descritta dall’art. 54 prevede che le informazioni annullate restino memorizzate nella banca dati. Il sistema informatico dovrà consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.

Cosa significa “informazioni non modificabili”

L’art. 54 del TUDA parla di informazioni non modificabili, rimandando all’art. 53 dove queste sono definite come registrate in forma non modificabile.

Come per i documenti informatici, si parla di immodificabilità anche se non esiste nessuna tecnica che la possa garantire, nella norma europea si parla di consentire l’identificazione di ogni successiva modifica dei dati.

L’interfaccia del software di protocollo potrebbe impedire la modifica delle informazioni ma sappiamo che un utente con adeguati privilegi potrebbe intervenire sui record in banca dati aggirando il vincolo applicativo. Per questo motivo l’art. 3.1.6 delle LLGG prevede l’invio quotidiano del registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione limitando così in modo significativo la possibilità di falsificazione del registro.

Cosa si annulla?

Un lettore attento coglie una piccola difformità nella norma: l’art. 54 elenca tra le informazioni immodificabili data e protocollo del documento ricevuto, mentre l’art. 53 non esplicita la loro immodificabilità, contrariamente a quanto fa per le restanti informazioni. Inoltre, il legislatore non esplicita il fatto che l’impronta del documento è, come il numero e la data, calcolata automaticamente dal sistema.

Un po’ di storia

Nel febbraio 2006, il Quaderno 21 del CNIPA, modello di riferimento per il manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle pubbliche amministrazioni, al paragrafo 10.6 propose un approccio estremamente restrittivo: la necessità di modificare anche un solo dei campi registrati in forma non modificabile comporta l’obbligo di annullare l’intera registrazione di protocollo [2].

Nel 2013 l’art. 8 delle regole tecniche per protocollo informatico di cui al DPCM 03-12-2013, adottò un approccio più flessibile, introducendo il concetto di rinnovazione del campo [3].

La possibilità di annullamento parziale riguardava solo le informazioni non modificabili inserite manualmente dall’operatore: mittente/destinatario, oggetto, dati di registrazione attribuiti dal mittente.

Questo approccio suscitò critiche nel mondo archivistico [4] che segnalava il rischio di perdita dell’affidabilità delle registrazioni soggette a modifica tramite rinnovazione.

Nel 2020 le Linee Guida sul documento informatico chiarirono che le informazioni relative all’oggetto, al mittente e al destinatario di una registrazione di protocollo, non possono essere modificate, ma solo annullate con la procedura prevista dall’art. 54 del TUDA.

Annullamento delle informazioni e annullamento della registrazione

L’art. 54 del TUDA parla di annullamento delle informazioni non modificabili, non di annullamento dell’intera registrazione. L’annullamento della registrazione afferma che il documento non avrebbe dovuto essere registrato. L’annullamento di una singola informazione può invece rendersi necessario per correggere inserimenti erronei o parziali.

Nell’operatività dell’archivio sarebbe critico che, per correggere una registrazione imperfetta, si dovesse annullare l’intera registrazione, essendo quindi costretti a registrare nuovamente il documento a cui sarebbero attribuiti un nuovo numero e una nuova data.

Abbandonando il concetto di rinnovazione del DPCM, le LLGG chiariscono che la necessità di modificare le informazioni inserite dall’operatore e registrate in forma immodificabile passa dalla procedura di annullamento dell’art 54 del TUDA.

Da una lettura congiunta degli articoli 53 e 54 del TUDA e delle Linee guida individuiamo quindi due casi:

1. Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile di cui alle lettere c), d) e e) dell’art. 53 TUDA non comporta l’annullamento dell’intera registrazione di protocollo.
2. Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile di cui alle lettere a), b), e f) dell’art. 53 TUDA comporta l’annullamento dell’intera registrazione di protocollo.

Questo approccio risponde a criteri di buon senso: se è stato commesso un errore di immissione dei dati in fase di registrazione (come errori di ortografia o refusi) sarebbe eccessivo annullare l’intera registrazione attribuendo un nuovo numero e una nuova data al documento. Non dimentichiamo che la data di registrazione determina i tempi procedimentali e costituisce riferimento temporale per la validità delle firme elettroniche apposte al documento.

Non è invece pensabile modificare numero, data di protocollo e impronta del documento (e dei suoi allegati) senza ricorrere all’annullamento dell’intera registrazione di protocollo. Ricordiamo che la modifica delle impronte comporterebbe la sostituzione dei documenti all’interno del sistema di gestione documentale!

Come si annulla?

Sulla natura dell’atto di annullamento non ci sono dubbi. Si tratta di un provvedimento amministrativo i cui estremi devono essere associati alle informazioni oggetto di annullamento (art 54, c.2 TUDA), come tale, il provvedimento deve essere adeguatamente motivato, ed espressamente autorizzato dal Responsabile della gestione documentale , come previsto dall’art 61, c. 3, let g) del TUDA. Come suggerito dal Vademecum per l’implementazione delle linee guida, i provvedimenti di annullamento devono essere registrati in un registro particolare o nel registro di protocollo[5]. Nel caso si utilizzi un registro particolare, questo dovrà rispettare i requisiti fissati per il registro di protocollo.

Problematiche organizzative e operative (e soluzioni)

Ferma restando l’esigenza di garantire il rigore nella gestione degli annullamenti delle registrazioni, o di parte di esse, il procedimento di annullamento deve essere gestito nella normale operatività degli uffici dell’amministrazione, senza costringere a complesse procedure che indurrebbero ad aggirare le indicazioni normative.

Spesso la necessità di annullare una parte di registrazione riguarda l’oggetto: chi esegue la prima registrazione a volte inserisce oggetti astrusi perché non capisce il contenuto del documento. La correzione dell’oggetto, lungi da essere un falso, mira a consentire il reperimento del documento all’interno del sistema di gestione documentale. Considerazioni analoghe possono essere fatte per gli errori di inserimento di mittenti e destinatari.

Nelle piccole organizzazioni spesso chi esegue la registrazione di protocollo è anche responsabile della gestione documentale, il processo di annullamento per apportare correzioni non deve bloccare la sua operatività.

Nelle grandi organizzazioni il responsabile della gestione documentale dovrà delegare con un opportuno provvedimento la responsabilità dell’autorizzazione all’annullamento a uno o più collaboratori.

All’interno del software di gestione del protocollo informatico il processo di annullamento può quindi essere il seguente:

1. l’operatore di protocollo invoca la funzione per richiedere l’annullamento di una o più delle informazioni immodificabili registrate, giustificandone il motivo
2. il sistema determina se la richiesta determina l’annullamento dell’intera registrazione o di parti di essa
3. la richiesta di annullamento perviene al cruscotto del responsabile della gestione documentale o a un suo delegato
4. il responsabile della gestione documentale, valutata la richiesta, la autorizza
5. il sistema produce automaticamente il provvedimento formale (formato secondo la modalità c) del par. 2.1.1 delle LLGG) [6] e lo sottopone alla sottoscrizione [7] del responsabile della gestione documentale
6. il sistema registra il provvedimento nel registro di protocollo e associa gli estremi del provvedimento d’autorizzazione alle informazioni annullate.

Per concludere: rigorosi sì, complicati no!

Una buona gestione documentale deve garantire trasparenza, tracciabilità e operatività allo stesso tempo.

Come funziona il vostro sistema?

Note

[1] Cassazione penale sez. II, 12-03-1997, n. 9209

In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura di atto pubblico; ed infatti posto che il registro di protocollo è di atto pubblico; ed infatti, posto che il registro di protocollo è indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il pubblico ufficiale attesta l’avvenuta ricezione dall’esterno di un documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul documento medesimo del timbro riproducente la data di ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che registrazione e riproduzione della stessa sul documento costituiscono un’operazione unica e contestuale avente la stessa natura.

Cassazione penale, sezione V, 20-06-2025 n. 28480

in tema di falso documentale, sono documenti dotati di fede privilegiata, ex art. 476, comma secondo, cod. pen., quelli emessi dal pubblico ufficiale investito di una speciale potestà documentatrice, attribuita da una legge o da norme regolamentari, anche interne, ovvero desumibili dal sistema, in forza della quale l’atto assume una presunzione di verità, ossia di massima certezza eliminabile solo con l’accoglimento della querela di falso o con sentenza penale.

[2] 10.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo

La necessità di modificare – anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati in forma non modificabile – per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullare l’intera registrazione di protocollo.

Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo rilasciata dal RSP.

In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto.

Solo il RSP è autorizzato ad annullare, ovvero a dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.

L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al RSP.

A tal fine è istituito un registro (informatico o cartaceo) per le richieste di annullamento delle registrazioni e dei dati obbligatori delle registrazioni.

Il registro riporta i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato protocollato nuovamente, il nuovo numero di protocollo assegnato.

[3] Art. 8 Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile

1. L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.
2. L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.
3. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54 del testo unico.

[4] G. Penzo Doria Oggetto immodificabile nel protocollo informatico? Interlex, 10 aprile 2017.

[5] Si suggerisce di attivare un registro particolare, nell’ambito del sistema di gestione documentale dove raccogliere i provvedimenti di cui ai due paragrafi sopra riportati. In tal modo si avrà una raccolta ordinata di tali provvedimenti e un sicuro riferimento ai medesimi. In alternativa è possibile registrare i provvedimenti di annullamento nel registro generale.

[6] memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

[7] Ai sensi dell’art. 21-septies della l. 7 agosto 1990, n. 241 («Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi»), è nullo il provvedimento amministrativo privo di sottoscrizione (autografa o equipollente), essendo questa un elemento essenziale dell’atto.

TAR Abruzzo, Pescara, 8 giugno 2020, n. 174

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