Gemini rivoluziona Google Workspace: ecco come scriverà e lavorerà per noi

Davanti a un documento vuoto, a un foglio di calcolo deserto o alla prima slide bianca, spesso perdiamo più tempo a capire da dove partire che a fare davvero il lavoro.

Con le nuove funzioni di Gemini in Docs, Sheets, Slides e Drive, Google prova ad accorciare proprio questa fase iniziale: l’idea è trasformare la suite Workspace in un assistente che conosce già i nostri file, le nostre email e parte del web, e che aiuta a mettere ordine e a produrre contenuti più in fretta, senza rinunciare al controllo.

In Google Docs, Gemini diventa un vero partner di scrittura: basta descrivere in modo naturale cosa serve, e il sistema genera una bozza attingendo ai documenti e alle email collegate all'account.

Per esempio, è possibile chiedere di preparare una newsletter partendo dal verbale di una riunione e da un elenco di eventi salvati in Drive, ottenendo subito un testo personalizzato e già organizzato.

Gemini può poi rifinire il contenuto: si può chiedere di rendere il documento più professionale, più diretto o più coinvolgente, intervenendo su singole sezioni o sull'intero file, con un lavoro di editing che normalmente richiederebbe parecchi passaggi manuali.

Interessante anche la funzione di uniformazione dello stile: con la funzione che Google presenta come "Match writing style" il sistema prova ad allineare tono e voce del testo a un modello di riferimento, così l'intero documento suona più coerente e vicino al modo in cui scriviamo di solito.

Con "Match doc format" invece Gemini replica la struttura di un documento esistente: ad esempio, partendo da un modello di itinerario di viaggio, può riempire automaticamente le sezioni con i nostri dati recuperando voli, hotel e noleggi dalle email, riducendo al minimo il copia-incolla.

Su Google Sheets, Gemini punta a ridurre la parte più noiosa dei fogli di calcolo: l'impostazione iniziale di tabelle, elenchi e tracciatori.

Descrivendo il progetto in linguaggio naturale, il sistema può creare un intero foglio già strutturato: per esempio un piano per un trasloco, con checklist per stanza, contatti delle utenze e tabella per confrontare i preventivi delle ditte, pescando i dettagli dalle email e dai documenti collegati.

Per chi ha già un foglio avviato, Gemini può ampliarlo aggiungendo nuove tabelle, piccoli cruscotti e schemi di organizzazione dei dati, senza dover progettare tutto a mano.

La funzione "Fill with Gemini" velocizza anche la compilazione delle colonne: permette di generare testi, etichette e riassunti a partire dai dati esistenti, oppure di recuperare informazioni in tempo reale dal motore di ricerca di Google. Ci aspettiamo che, al rilascio in Italia, queste funzioni verranno ovviamente tradotte.

Un esempio pratico: in un file per le domande all'università, basta definire le intestazioni (come scadenze, tasse, altri requisiti) e lasciare che Gemini riempia le celle con i dati presi dal web, evitando ricerche ripetitive per ogni singolo ateneo.

In Google Slides, Gemini prova a togliere di mezzo la parte più macchinosa della presentazione: impaginazione, layout e coerenza grafica.

È possibile chiedere la creazione di una nuova slide che rispetta il tema del resto del deck e che integra contenuti presi da file, email e dal web, così da non dover sistemare manualmente ogni elemento.

Se una slide non convince, Gemini può modificarla su richiesta: ad esempio adeguare i colori al resto della presentazione o rendere il design più minimalista, intervenendo su font, spazi e distribuzione degli elementi.

Google sta inoltre lavorando a una funzione, in arrivo, per generare interi deck partendo da un solo prompt: l’idea è ottenere, per esempio, una presentazione di 5 slide su un viaggio o su un progetto personale, con contenuti già strutturati e pronti da rivedere.

La novità più interessante in Google Drive riguarda la ricerca e la comprensione dei contenuti già archiviati, che spesso restano dispersi tra cartelle, allegati e vecchie versioni.

Con le nuove "AI Overviews" nella ricerca di Drive, quando inseriamo una domanda in linguaggio naturale, Gemini mostra in alto un riassunto delle informazioni più rilevanti prese dai nostri file, con citazioni ai documenti di origine, così da arrivare alla risposta senza aprire ogni singolo allegato.

La funzione "Ask Gemini in Drive" spinge oltre questo approccio: permette di selezionare un gruppo di file e porre domande più complesse, incrociando dati da documenti, email, calendario e web.

Un caso concreto: raccogliendo tutti i documenti legati alle tasse, è possibile chiedere cosa conviene discutere con il commercialista prima di inviare la dichiarazione, ottenendo un elenco basato davvero sui propri dati e non su esempi generici.

Lo stesso vale per attività come la preparazione di una tesi, l’organizzazione di un matrimonio o il confronto tra diversi preventivi: invece di aprire uno a uno i file, Gemini sintetizza le differenze chiave e mette in evidenza i punti critici dei contratti.

Tutte queste funzioni arrivano in beta e per ora restano riservate agli abbonati Google AI Ultra e Pro, quindi non per tutti.

Le novità per Docs, Sheets e Slides sono disponibili in inglese a livello globale, mentre quelle per Drive partono dagli Stati Uniti e dovrebbero poi estendersi ad altre lingue in una fase successiva.

Google parla esplicitamente di un'anteprima da affinare nel tempo, segno che l'esperienza è ancora in evoluzione e che conviene aspettarsi aggiustamenti, soprattutto sul fronte della qualità delle risposte e della gestione dei dati personali.

L'articolo Gemini rivoluziona Google Workspace: ecco come scriverà e lavorerà per noi sembra essere il primo su Smartworld.