Conto alla rovescia per il questionario 2025 sulla gestione dei documenti digitali

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Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di servizi pubblici hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per compilare il questionario predisposto per monitorare l’applicazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Si tratta di un’iniziativa che permetterà all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) di ottenere un quadro aggiornato sul livello di adeguamento degli enti alle norme che regolano la gestione documentale in formato digitale, evidenziando eventuali lacune e necessità di supporto.

La rilevazione interessa tutti i soggetti ricompresi nell’articolo 2, comma 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), iscritti all’Indice dei domicili digitali della PA e dei gestori di servizi pubblici (IPA). Il questionario non rappresenta un semplice adempimento burocratico, ma uno strumento essenziale per valutare quanto le amministrazioni stiano realmente integrando le regole tecniche sui documenti informatici nella propria organizzazione.

Chi è coinvolto nell’indagine

La partecipazione è obbligatoria per una vasta platea di enti. Rientrano nella rilevazione:

• tutte le Pubbliche Amministrazioni, incluse quelle centrali, regionali e locali;
• enti pubblici nazionali e territoriali;
• istituzioni scolastiche e universitarie;
• strutture del Servizio Sanitario Nazionale;
• camere di commercio;
• autorità amministrative indipendenti;
• gestori di servizi pubblici;
• società a controllo pubblico, se soggette alle disposizioni del CAD.

L’elenco evidenzia come la gestione dei documenti digitali sia un tema trasversale, che riguarda ogni realtà pubblica chiamata a modernizzare i propri processi interni e a offrire servizi più efficienti ai cittadini.

Gli elementi analizzati dal questionario

AgID utilizza questa rilevazione per verificare lo stato di attuazione di alcuni passaggi chiave previsti dalle Linee guida sulla gestione documentale. Tra gli aspetti sottoposti a controllo figurano:

• L’adozione del manuale di gestione documentale, un documento fondamentale che descrive le procedure interne e definisce responsabilità, strumenti e flussi operativi per trattare correttamente i documenti digitali.
• La nomina del responsabile della gestione documentale all’interno di ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO), figura centrale per la supervisione delle attività legate ai documenti.
• La designazione del coordinatore della gestione documentale, prevista nei casi in cui un ente disponga di più AOO e necessiti quindi di un presidio unitario.
• La pubblicazione delle informazioni richieste dalle Linee guida nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale, elemento indispensabile per garantire chiarezza verso i cittadini.

La capacità di un ente di soddisfare queste condizioni è indicativa del suo livello di maturità digitale. Una gestione documentale corretta e conforme non solo favorisce il rispetto della normativa, ma rappresenta anche un prerequisito per automatizzare i procedimenti e migliorare la qualità dei servizi.

Un tassello del Piano Triennale per l’Informatica

Il monitoraggio rientra nel percorso delineato dall’aggiornamento 2026 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024–2026, che attribuisce grande importanza alla governance del documento informatico. Senza una gestione strutturata e uniforme, infatti, la trasformazione digitale rischia di restare incompiuta.

Conoscere lo stato di conformità degli enti consente ad AgID di individuare con precisione quali aree necessitino di accompagnamento, quali risorse manchino e dove occorrano interventi di supporto. La rilevazione permette inoltre di programmare iniziative mirate, come percorsi formativi o strumenti operativi dedicati, per favorire l’allineamento delle amministrazioni al quadro normativo.

Come accedere e chi può compilare

Il questionario è disponibile all’indirizzo:

https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/

La compilazione è consentita esclusivamente previa autenticazione tramite SPID o Carta d’Identità Elettronica ed è riservata a figure che, all’interno dell’amministrazione, hanno competenze o deleghe sulla gestione documentale o sulla trasformazione digitale. In particolare, possono accedere:

• il Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD);
• il Responsabile della Gestione documentale;
• un altro funzionario appartenente all’ente, formalmente delegato.

La possibilità di delegare la compilazione consente alle amministrazioni, anche di piccole dimensioni, di organizzarsi internamente e assicurare il rispetto della scadenza.

Un passaggio cruciale per la modernizzazione della PA

L’obbligo di compilazione non deve essere interpretato come un mero onere amministrativo. La gestione del documento digitale è una delle infrastrutture immateriali su cui si fonda l’intero progetto di innovazione della Pubblica Amministrazione. Senza procedure coerenti, ruoli definiti e strumenti adeguati, la piena digitalizzazione dei processi non è realizzabile.

Attraverso questa indagine, AgID mira a rilevare con puntualità i progressi compiuti e le difficoltà incontrate dagli enti, così da accompagnarli in modo più efficace verso standard omogenei. La scadenza del 31 dicembre rappresenta quindi un momento di verifica collettiva, ma soprattutto un’opportunità per consolidare il percorso verso una PA più moderna, interoperabile e orientata al cittadino.

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