Email, nessuno scampo se sono compromettenti

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Potrebbe essere una sentenza davvero importante in termini di giurisprudenza, la numero 108/2026 pubblicata il 14 gennaio della Corte d’Appello di Roma, sezione Lavoro.

Attenzione a quando fate invio nel web di materiali che possono essere compromettenti e ritorcersi contro di voi: una e-mail, anche se non ha la firma digitale, va considerata infatti a tutti gli effetti una rappresentazione dei fatti realizzata con un supporto tecnologico/meccanico. È di fatto equiparabile ad una fotografia o ad un video. Se l’azienda la presenta, quella comunicazione è da considerarsi una prova a tutti gli effetti.

Disconoscere una email

Chi vuole contestarla non può limitarsi a dire “non l’ho scritta io” o “non è vera”, ma deve portare elementi concreti, tecnici e dettagliati che spieghino come quel testo sia stato alterato. Il semplice disconoscimento generico non serve a nulla perché l’email personale è da considerarsi. La Corte d’Appello di Roma ha appena stabilito che il valore di quanto scritto in una missiva elettronica, molto spesso con leggerezza e disattenzione, ha molto più valore di quanto si possa pensare. Questa decisione mette sotto i riflettori la rilevanza delle e-mail e l’attenzione con cui le aziende devono agire quando decidono di sanzionare un dipendente.

Già la Cassazione

Già in diversi pronunciamenti degli ultimi anni, la Corte di Cassazione aveva chiarito che, ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile, l’email, anche quella non certificata, rientra nella categoria delle riproduzioni informatiche e meccaniche. Tali riproduzioni formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime. Tuttavia, una contestazione generica e tardiva non è sufficiente a privare il documento della sua efficacia probatoria.

Il caso

Il caso trattato riguardava la vicenda di un lavoratore, per di più dirigente sindacale, che aveva ricevuto sanzioni per due episodi verificatisi presso una sede museale. Il primo, del 9 ottobre 2021, riguarda un presunto rifiuto di eseguire un ordine di servizio relativo all’apertura di un piano dell’edificio. In quella occasione, il dipendente avrebbe insultato e aggredito verbalmente la coordinatrice, testimoni altri colleghi. Il secondo episodio, del 19 ottobre 2021, avrebbe visto un inseguimento fisico della coordinatrice, a cui erano seguite gravi minacce e offese personali a sfondo sessista. L’azione avrebbe scosso profondamente la donna causandole agitazione tale da provocarle un malore.

Il difensore si era appellato alla precisione delle accuse. Qui c’è un altro punto della sentenza in oggetto costituisce un importante precedente in merito al rigore procedurale e al diritto di difesa nel procedimento disciplinare. La Corte d’Appello ha, infatti, chiarito che non è necessario che i capi di accusa siano particolareggiati né ricostruiti in ogni singolo scambio. È sufficiente che il dipendente capisca con chiarezza cose gli è stato contestato e in merito a quale vicenda. Perché si configuri un comportamento sanzionabile e contestabile basta sia verificata la data nella quale sono avvenuti i fatti ed il destinatario. A completezza saranno posti l’argomento, il soggetto offeso e le modalità.

La questione centrale attiene alla specificità della contestazione disciplinare e alla legittimità di successive precisazioni fornite dal datore di lavoro. È apparsa chiara alla Corte la pretesa di alcuni lavoratori di non incappare in provvedimenti disciplinari dichiarando la “genericità” della contestazione e sperando, d’altro canto, che l’azienda sia stata non sufficientemente chiara in proposito.

Accesso agli atti

Anche la richiesta del lavoratore di accedere agli atti del fascicolo disciplinare prima della conclusione del procedimento non è stata ritenuta corretta. La Corte ha, a questo proposito, chiarito come non esista un obbligo generalizzato del datore di lavoro di allegare i documenti di prova alla contestazione. Questo non lede il diritto di difesa che invece è garantito dalla possibilità di conoscere i fatti e fornire la propria versione. L’esibizione documentale è dovuta solo quando l’esame dei documenti è indispensabile per la difesa, onere che in questo caso il lavoratore non ha assolto.

La Corte ha ritenuto corretto l’iter messo in atto dall’azienda. Questa ha fornito i chiarimenti richiesti e ha riaperto i termini per le giustificazioni, rafforzando la legittimità dell’azione e consentendo un confronto più completo sui fatti.

In conclusione

Il diritto di difesa non genera un diritto all’impunità per vizi formali minori, se il dipendente conosce gli addebiti e può effettivamente giustificarsi. Ai giudici spetta la valutazione del concreto bilanciamento tra poteri datoriali e garanzie del lavoratore. L’indicazione è chiara: privilegiare la sostanza del contraddittorio rispetto a un formalismo rigido, che non risponde alle reali esigenze di tutela delle parti. Non è poi possibile negare genericamente di aver mandato una email che valgono come prova a tutti gli effetti.

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