Proroga questionario AgID: la nuova scadenza per la raccolta dati sulla gestione documentale

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La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione passa anche — e soprattutto — da una corretta gestione dei documenti informatici.

Proprio per questo l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha deciso di concedere più tempo alle amministrazioni coinvolte nella rilevazione sull’attuazione delle Linee guida in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali, prorogando la scadenza per l’invio dei questionari.
Una scelta che mira a rafforzare la partecipazione e a migliorare la qualità dei dati raccolti, elementi essenziali per costruire un quadro realistico dello stato di avanzamento del sistema pubblico.

Un monitoraggio strategico per la PA digitale

L’iniziativa rientra nel più ampio percorso di monitoraggio previsto dall’aggiornamento 2026 del Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026, documento cardine che orienta le politiche di digitalizzazione del settore pubblico italiano.

Attraverso questa indagine, AgID intende misurare il livello di conformità delle amministrazioni alle disposizioni normative vigenti, individuando al tempo stesso eventuali ostacoli applicativi e aree che necessitano di interventi correttivi o di accompagnamento operativo.

Non si tratta, dunque, di un adempimento formale fine a sé stesso, ma di uno strumento conoscitivo indispensabile per programmare azioni di supporto mirate, capaci di facilitare l’adozione uniforme delle Linee guida su tutto il territorio nazionale.

Perché è stata concessa una proroga

La decisione di mantenere attiva la piattaforma di raccolta oltre i termini inizialmente previsti nasce dalla volontà di garantire la massima inclusività. Numerosi enti, infatti, hanno manifestato l’esigenza di disporre di tempi più ampi per completare la compilazione del questionario, spesso a causa della complessità organizzativa interna o della necessità di coordinare più uffici.

AgID ha quindi scelto di privilegiare la completezza e l’affidabilità del campione rispetto alla rigidità delle scadenze, consentendo a un numero maggiore di soggetti di trasmettere informazioni utili. Il risultato atteso è una mappatura più accurata dello stato reale della gestione documentale nella PA.

La nuova scadenza da segnare in agenda

Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi interessati potranno inviare il questionario fino al 15 febbraio 2026.

La proroga rappresenta un’opportunità concreta per mettersi in regola e contribuire attivamente a un processo di miglioramento condiviso, che avrà ricadute dirette sulla qualità dei servizi digitali offerti a cittadini e imprese.

Chi è tenuto alla compilazione

La responsabilità dell’invio non è generica, ma ricade su figure ben definite all’interno degli enti. In particolare, il questionario deve essere trasmesso da:

• Responsabili per la Transizione al Digitale (RTD)
• Responsabili della gestione documentale
• Altri soggetti formalmente delegati

Questa scelta garantisce che le informazioni fornite siano accurate, aggiornate e coerenti con l’organizzazione interna dell’amministrazione.

Come partecipare alla rilevazione

La compilazione avviene esclusivamente online, tramite la piattaforma messa a disposizione da AgID, accessibile previa autenticazione con SPID o Carta d’Identità Elettronica (CIE), al seguente indirizzo: https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/.

Il sistema è progettato per accompagnare passo dopo passo gli utenti nella raccolta dei dati, riducendo il rischio di errori e semplificando il processo di invio.

L’attenzione all’usabilità conferma l’intento dell’Agenzia di favorire una partecipazione consapevole, anche da parte di enti con minore esperienza nei processi digitali avanzati.

Un tassello chiave per l’evoluzione amministrativa

I risultati della rilevazione non resteranno confinati in un archivio statistico. Al contrario, costituiranno la base per azioni concrete di indirizzo, supporto e formazione, orientate a rafforzare la governance documentale e a migliorare l’interoperabilità tra le amministrazioni.

Una gestione documentale efficace significa infatti maggiore trasparenza, riduzione dei tempi procedurali, migliore conservazione delle informazioni e minori rischi legali e organizzativi. In altre parole, un beneficio diretto sia per gli enti sia per i cittadini che usufruiscono dei servizi pubblici.

Assistenza e canali di supporto

Per accompagnare gli enti lungo tutto il percorso, AgID ha attivato un canale di assistenza dedicato, attraverso il quale è possibile richiedere chiarimenti tecnici o informazioni operative. Un presidio fondamentale per superare eventuali difficoltà e garantire una compilazione corretta del questionario.

Per maggiori informazioni o assistenza è possibile inviare una mail all’indirizzo: gestionedocumentalept@agid.gov.it.

Uno sguardo al futuro della gestione documentale

La proroga non va letta come un semplice rinvio, ma come un segnale di apertura e collaborazione istituzionale. In un contesto in cui la digitalizzazione è ormai un requisito imprescindibile, la qualità dei dati raccolti oggi determinerà l’efficacia delle politiche di domani.

Partecipare alla rilevazione significa quindi contribuire attivamente alla costruzione di una Pubblica Amministrazione più moderna, efficiente e affidabile, capace di affrontare le sfide del digitale con strumenti adeguati e una visione condivisa.

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